Министерство образования Российской Федерации

Дальневосточный государственный университет

Институт математики и компьютерных наук

Лабораторные работы

по информатике

Microsoft Office 2007

Владивосток

Издательство Дальневосточного университета

Лабораторные работы по информатике (Microsoft Offise 2007) . – Владивосток: Изд-во Дальневост. ун-та, 2009. – 44 с.

Пособие содержит задания на лабораторный практикум в компьютерном классе по дисциплине «Информатика». Приводятся методические указания по выполнению работ, варианты контрольных заданий по основным темам практикума.

© Издательство Дальневосточного университета, 2009

Текстовый процессор ms Word Понятие абзаца. Служебные символы: знак абзаца и символ разрыва строки.

В представлении пользователя документ Word разбивается на слова ,абзацы ,разделы и т.д., однако, на самом деле, документ Word – это просто поток символов:

одна часть этих символов (например буквы и цифры) предназначена для чтения ,

другая часть символов (например, пробелы) является – служебными . Каждый служебный символ выполняет свою задачу.

Служебный символ – знак абзаца

Знак абзаца не просто отделяет абзацы друг от друга – он играет более важную роль в документе Word: с ним сопоставлена вся информация о форматировании абзаца. Если вы копируете абзацвместе со знаком абзаца , то копируете и его оформление (параметры форматирования – см. таблицу ниже). А если вы копируете лишь сам абзац (без знака абзаца), параметры его форматирования теряются после вставки в новое место.

Когда вы нажимаете клавишу Enter , создается новый абзац – клон предыдущего (в смысле форматирования); при этом на новый абзац распространяется стиль или оформление предыдущего абзаца. После этого вы можете изменить оформление второго абзаца.

Служебный символ – символ разрыва строки

Когда вы нажимаете клавишы Shift + Enter , вы вставляете в существующий абзацсимвол разрыва строки (line break ), т.е. признак переноса строки – никакие параметры форматирования с ним не сопоставляются. Если вы примените какой-либо параметр форматирования к абзацу, он будет действовать на весь текст до и после символов разрыва строк.

Отличие символа разрыва строки от знака абзаца (в режиме отображения знаков абзацев) иллюстрирует рис. 1 .

Рис. 1. Символ разрыва строки в отличие от знака абзаца не служит границей для текущего форматирования абзаца

Отображение символов конца абзацев

Случайно удалив знак абзаца, вы можете потерять оформление этого абзаца. Поэтому лучше всего настроить Word на отображение знаков абзацев, выбрав Сервис Параметры Вид и установив флажок
в разделе Знаки форматирования.

Форматирование текста

– это изменение внешнего вида текста, иначе говоря, оформление. (Не путать с редактированием – изменением содержания.) В первую очередь рассмотрим форматирование шрифтов и абзацев.

Команды (кнопки), которые используются наиболее часто, находятся на панели инструментов Форматирование :

Параметры, отсутствующие на панели, настраивают в диалоговых окнах Шрифт и Абзац, которые открываются из основного меню соответственно командой Формат > Шрифт иФормат > Абзац.

В различных документах, создаваемых в Microsoft Word, может возникнуть необходимость оставить пустое место, чтобы другой пользователь мог ввести свои реквизиты или прочие данные.

Например, Вы делаете анкету. Соответственно вверху должно быть как минимум два поля «Имя» и «Фамилия». Для того чтобы человек, которые отвечает на вопросы, знал, что данные поля следует заполнить, возле них должно быть пустое место, подчеркнутое снизу.

Оставить пустую подчеркнутую строку, может потребоваться и в различных деловых документах, чтобы была возможность дописать необходимые данные в нужных местах на листе.

Если у Вас документ на другую тему, но все равно необходимо сделать подчеркнутую строку в Ворде, тогда в данной статье мы с этим и разберемся. Научимся вставлять ее на всю ширину страницы, или определенной длины, чтобы потом можно было добавить текст, скорее всего, написанный от руки.

Пустая подчеркнутая строка с помощью Tab

Первый способ, чтобы сделать подчеркивание без текста – это использование клавиши «Tab» .

Установите курсор в том месте на лисье,где должна быт линия. Перейдите на вкладку «Главная» и возле кнопки с буквой «Ч» нажмите на маленькую стрелочку. Откроется выпадающий список, из которого можно выбрать вид линии. Если ничего не подойдет, нажмите «Другие подчеркивания» и определите вид сами. Кнопка «Цвет подчеркивания» поможет выбрать цвет.

После того, как буква «Ч» подсветится оранжевым цветом, нажмите на клавиатуре клавишу «Tab» (на ней изображены две стрелки, указывающие в разные стороны) необходимое количество раз.

В примере, я сделала пустую строчку в виде волны.

Создание пустой строчки с помощью горячих клавиш

Строка, сделанная первым способом, получается определенной длины, и если вам такое не подходит, например, пряма выходит за поля текста, или за отведенные пределы, тогда воспользуйтесь вторым способом.

С помощью горячих клавиш, можно сделать ее нужной длины, поскольку рисуется она очень маленькими шагами.

Активируйте инструмент «Подчеркивание» и выберите подходящий вид линии. Затем нажмите и удерживайте на клавиатуре «Ctrl+Shift» и нажимайте пробел до тех пор, пока прямая не станет нужной длины.

Первый и второй способы можно объединить. Сначала нарисуйте с помощью «Tab» , а потом немного дорисуйте, используя горячие клавиши.

Делаем пустую строку с помощью автозамены

В Ворде сделать прямую также можно, используя автозамену. Правда в данном случае, в документ будет вставлена линия границы. Давайте разберемся, как это сделать.

Установите курсор под той строкой, которую нужно подчеркнуть. Обратите внимание, линия будет не определенной длины, а от одного поля документа до другого. Затем нажмите на клавиатуре три раза клавишу с изображением дефиса.

После этого, кликните «Enter» .

На верхнем скриншоте видно, что дефисы я добавила под строкой со словом «Автозамена» , и в итоге, подчеркнулась именно строка, которая была над дефисами. То есть, таким образом, создается линия между текстом, но и сделать пустую линию так тоже можно.

Рисуем линию, используя фигуры

Четвертый способ – это добавление фигуры.

Перейдите на вкладку «Вставка» и нажмите . В списке кликните по изображению прямой линии.

Нарисуйте линию в нужном месте на листе. Преимущества такого способа – можно сделать ее любой длины, выбрать подходящий цвет, толщину и вид.

Чтобы нарисовать ровную горизонтальную линию, нажмите и удерживайте при этом клавишу «Shift» на клавиатуре.

Если нужно выбрать другой цвет, тогда просто в готовых стилях кликните по той линии, которая Вам подойдет – нужная вкладка «Средства рисования» – «Формат» откроется сразу после того, как Вы нарисуете линию. Толщину и вид выберите, нажав по кнопке «Контур фигуры» – на ней изображен карандаш с подчеркиванием.

Прочесть подробнее про то, как изменить вид линии, можно в статье: как сделать стрелку в Ворде .

Как сделать много подчеркнутых строк

Если нужно добавить не короткую пустую строку в тексте, или небольшой отрезок для заполнения данными, а много таких строк, например, чтобы человек написал развернутый ответ, тогда сделать это можно, вставив в документ таблицу и немного изменив ее границы.

Перейдите на вкладку «Вставка» и нажмите «Таблица» . Выберите из выпадающего списка «Вставить таблицу» .

Появится вот такое окошко. В нем нужно заполнить «Число столбцов» – «1» , а вот «Число строк» укажите столько, сколько нужно добавить пустых строк на лист. Нажмите «ОК» .

Дальше выделите всю добавленную таблицу, кликнув по маленькой кнопочке со стрелочками в разные стороны, которая появляется в левом верхнем углу таблицы. Потом перейдите на вкладку «Работа с таблицами» – «Конструктор» и нажмите на стрелочку возле кнопки «Границы» .

В выпадающем списке нужно кликнуть по тем границам, которые нужно убрать: левая и правая.

В итоге, Вы получите много линий для заполнения.

На этом, буду заканчивать. Думаю, у Вас получилось добавить в свой документ Ворд пустую подчеркнутую строку, и теперь или готова анкета, или есть текст, в котором пропущены слова, или документ, в который необходимо дописать данные.

Разрыв строки, абзаца и страницы

Мы уже сталкивались с разрывом строки и разрывом абзаца. Давайте повторим и познакомимся также с разрывом страницы.

Если нажать "Shift+Enter", когда курсор стоит посреди строки, то правая часть строки вместе с курсором уходит вниз, образуя новую строку. В конце верхней строки при этом Word ставит невидимый символ "конец строки". Если мы теперь поместим курсор в начало нижней строки (ситуация сразу после нажатия "Shift+Enter") и нажмём "BackSpace", строки "склеятся" вновь. Курсор снова будет стоять посреди склеенной строки.

Но это относится только к принудительному разрыву строки путём нажатия "Shift+Enter". Если же строка разорвана программой Word после её естественного заполнения, то никакого невидимого символа "Конец строки" в тексте нет. В этом случае нажатие "BackSpace" приведёт к удалению самого правого символа в верхней строке. При этом либо сольются два слова из-за удаления пробела между ними, либо удалится самый правый символ последнего слова в верхней строке.

А что будет, если нажать "Shift+Enter", когда курсор стоит в начале или в конце строки? Всё то же самое, только верхняя или нижняя строка будут пустыми.

Итак, если нажать "Shift+Enter" в конце строки, на экране выделяется пустая строка снизу. А если нажать "Shift+Enter" в начале строки, на экране будет выделена пустая строка сверху.

Если нажать "Enter", когда курсор находится посреди строки, то правая часть строки уйдёт вниз, начиная новый абзац, а в конце верхней строки Word поставит невидимый символ "конец абзаца".

Слияние двух абзацев с удалением невидимого символа конца абзаца происходит аналогично слиянию строк. Нужно поместить курсор в начало нижнего абзаца и нажать клавишу "BackSpace". Если первая строка абзаца имеет отступ, то "BackSpace" придётся нажать дважды.

Если нажать "Enter", когда курсор находится в начале или в конце абзаца, то будет выделен новый абзац сверху или снизу соответственно. Если нажать "Enter" в начале или в конце строки, находящейся внутри абзаца, то абзац разобьётся на два абзаца, но визуально это никак не проявится, так как не будет произведено никакого переформатирования текста. Напомню, что перемещение по абзацам происходит при нажатии вертикальных стрелок в комбинации с клавишейй "Control".

Если Вам не совсем понятна разница между строкой и абзацем, то вспомним, что абзац - это отдельный объект программы Word.

Абзац может иметь свой независимый от страницы отступ справа, слева, сверху и снизу от других абзацев и краёв документа.

Абзац может начинаться отступающей или выступающей первой строкой.

Абзац может быть заголовком при разбиении большого текста на разделы, пункты и подпункты.

Абзац может быть отцентрирован или выровнен по левому или по правому краю.

Ничего такого строка иметь не может. Строка может быть выровнена только вместе с остальными строками абзаца. Более того, если Вы нажмёте, например, комбинацию "Control+R", чтобы выровнять строку по правому краю, то Word выровняет по правому краю весь абзац, в котором находится эта строка.

Строка может самостоятельно иметь только те атрибуты, которые могут иметь отдельные символы. Это тип шрифта, характер начертания и высота букв, различные подчёркивания, зачёркивания и другие визуальные эффекты изображения символов.

Рассмотрим теперь разрыв страницы.

Если курсор находится посреди строки, и мы нажимаем комбинацию "Control+Enter", то курсор вместе с правым остатком строки уходит вниз, где образуется новая страница и новый абзац на этой странице.

Чтобы убрать принудительный разрыв страницы, нужно поместить курсор в начало нижней страницы и нажать "BackSpace". Если нужно ликвидировать и образовавшийся при принудительном разрыве страницы разрыв абзаца, то необходимо нажать "BackSpace" ещё раз.

Визуально на экране разрыв страницы может проявляться в виде тонкой горизонтальной полоски, посредине которой написано "Разрыв страницы". JAWS всегда сообщает о переходе системного курсора на другую страницу, называя её номер.

Все описанные разрывы, и многие другие, можно делать через меню "Вставка" программы Word, выбрав там пункт "Разрыв". При этом откроется диалог под названием "Разрыв", который представляет из себя большую группу радиокнопок и две кнопки: "Ок" и "Отмена". Выбрав стрелками нужный вид разрыва и прочитав, если нужно, быструю подсказку по "Shift+F1", остаётся только нажать "Enter", чтобы выбранный разрыв был вставлен в текст документа.

Вставка различных объектов

Вставка номеров страниц

Если текст большой и занимает несколько страниц, то можно вставить нумерацию страниц, которая будет проявляться при распечатывании данного документа.

Нумерация страниц вставляется через меню "Вставка", пункт "Номера страниц".

В открывшемся диалоге под названием "Номера страниц" Вы найдёте два комбинированных списка без возможности редактирования, которые регулируют положение номеров страниц на листе бумаги. Номера страниц Word может печатать вверху или внизу страницы. При этом они могут располагаться справа, слева, по центру, оба внутри или оба снаружи (при двухсторонней печати). Можно также разрешать или запрещать нумерацию первой страницы документа, которая может являться ненумеруемым титульным листом или одной из страниц текста.

Нажав кнопку "Формат", попадём в диалог под названием "Формат номера страницы". Здесь можно задать, в каком стиле оформлять нумерацию страниц и с какого числа начинать нумерацию в данном документе.

Вставка даты и времени

Выбрав пункт "Дата и время" из меню "Вставка, мы запустим диалог под названием "Дата и время".

Первоначально курсор находится в просмотре списка под названием "Форматы". Здесь можно выбрать всевозможные варианты записи даты и времени: словами, числами, числами и словами, только даты, только времени, даты и времени.

Ещё дальше попадём на переключатель под названием "Обновлять автоматически". Активизация этого переключателя вставит дату и время в документ не в виде обычного текста, а в виде специального объекта, называемого полем. Тогда в дальнейшем, открыв документ и выдав команду "Обновить поля", мы обновим дату и время в соответствии с новыми показаниями часов компьютера. Это значит, что, открыв документ завтра и обновив поля, мы обнаружим в нём на этом месте завтрашнюю дату, послезавтра - послезавтрашнюю, и так далее.

Напоследок остаётся только нажать кнопку "Ок", чтобы произвести вставку даты в наш документ в выбранном формате. Естественно, что дата вставляется в текущую позицию курсора. Это - как всегда.

Вставка файла

Внутри документа Word может быть вставлен целиком другой файл. Это может быть текст, рисунок или ещё что-нибудь. Нас, конечно, больше всего интересует вставка текстового файла. Для этого необходимо выбрать пункт "Файл" из меню "Вставка". Откроется диалог "Вставка файла", аналогичный стандартному диалогу открытия файла. Здесь необходимо выбрать в окне просмотра списка файлов нужный текстовый файл и нажать кнопку "Вставить". После этого выбранный текстовый файл будет вставлен в наш документ, начиная с текущей позиции курсора.

Если Вы предварительно разметили текст на главы, пункты и подпункты, воспользовавшись списком "Уровень" диалога "Абзац" из меню "Формат", то Word может автоматически сгенерировать Вам оглавление документа.

Для этого установите курсор в то место, где Вы хотите иметь оглавление, и выберите пункт "Оглавление и указатели" из меню "Вставка" (в "Оффис 2003" этот пункт расположен в подменю "Ссылка"). Вызовется многостраничный диалог "Оглавление и указатели". Убедитесь, что Вы находитесь на вкладке "Оглавление". Название этой вкладки имеет букву-ускоритель "Г". А это значит, что нажатие комбинации "Alt+Г" при русской раскладке клавиатуры немедленно переводит нас на вкладку "Оглавление".

Не всё здесь можно сделать без глаз. Но если не обращать внимание на необязательные подробности и визуальные эффекты, то можно быстро получить стандартное оглавление. В принципе, нужно обратить внимание только на окошко с названием "Уровни". Здесь задаётся, сколько верхних уровней структуризации документа будут участвовать в создании оглавления. По умолчанию выставлено 3 уровня.

Допустим, Вы разметили структуру документа, используя 6 уровней заголовков. Но при наличии цифры "3" в окошке "Уровни" в оглавление будут включены только 3 верхних уровня структуры. Например, это могут быть Только темы, уроки и разделы. А остальные 3 уровня не будут включены в оглавление, чтобы не делать его слишком большим и подробным. Теперь остаётся только нажать кнопку "Ок". Оглавление будет вставлено в виде поля в наш документ, начиная с текущей позиции курсора.

Поскольку оглавление не просто текст, а поле, то к нему применимы операции с полями. Например, если Вы изменили структуру или текст документа (добавили или удалили заголовки, изменили названия заголовков или просто добавили или удалили много текста), то достаточно поместить системный курсор внутрь текста оглавления и выбрать из контекстного меню команду "Обновить поле". Word полностью обновит оглавление в соответствии с последними изменениями документа. Word уточнит, обновлять оглавление полностью или только номера страниц. Выбрав стрелками нужный вариант, нажимайте "Enter".

Например, этот курс лекций создан с использованием четырёх уровней заголовков. Если для Вас это слишком подробно, Вы можете сгенерировать себе оглавление, в котором будут отражены только 3 или только 2 уровня заголовков. Тогда оглавление будет включать в себя только названия тем и названия уроков и не будет включать названия подтем внутри уроков.

Вставка закладок и работа с ними

Диалог "Закладка"

Word позволяет вставлять в текст документа закладки. Имя закладки должно начинаться с буквы и может содержать до пятидесяти букв (русских и английских) и цифр. В имени можно использовать символ подчёркивания, но недопустимы пробелы, точки, запятые и другие знаки препинания.

Диалог "Закладка" вызывается из меню "Вставка" или комбинацией клавиш "Control+Shift+F5". При старте диалога "Закладка" системный курсор находится в развёрнутом комбинированном списке под названием "Имя закладки" и клавишей-ускорителем "и".

Следующий элемент управления в порядке табуляции - группа радиокнопок под названием "Сортировать по". Эта группа состоит из двух радиокнопок: "Имени" и "Значению". Эти радиокнопки задают, в каком порядке имена закладок будут показаны в спискеимён закладок: в алфавитном или по порядку следования в тексте.

Ещё диалог "Закладка" содержит три управляющих кнопки: "Добавить" с ускорителем "д", "Удалить" с ускорителем "у" и "Перейти" с ускорителем "п".

Добавление новой закладки в список закладок

Чтобы добавить новую закладку в список закладок документа, нужно после вызова диалога "Закладка" набрать с клавиатуры или вставить из буфера обмена имя новой закладки и нажать кнопку "Добавить".

Замечу, что по умолчанию в этом диалоге назначена кнопка "Перейти". Поэтому кнопку "Добавить нужно нажимать либо явно, протабулировав до неё, либо при помощи комбинации "Alt+Д".

Имя закладки должно быть набрано правильно:без пробелов и знаков препинания, начинаться с буквы и содержать не более 50 символов. При неправильном составлении имени закладки кнопка "Добавить" будет заблокирована.

После нажатия кнопки "Добавить" диалог "Закладка" закроется. Закладка вставляется в документ в позиции курсора.

Обычно закладка не видна в тексте документа. Работа с закладками происходит через диалог закладок.

Выбор закладки из списка. Переход по закладке. Удаление закладки

Вызываем диалог "Закладка". Курсор выделяет в списке закладок и в строке редактирования имя той закладки, к которой относилось последнее обращение.

Для выбора нужной закладки из списка закладок можно передвигаться по списку вертикальными стрелками. А можно сначала нажать первую букву имени закладки, а затем "Стрелкой Вниз" закончить поиск закладки. Это абсолютно аналогично поиску имени шрифта в диалоге "Шрифт".

После того, как имя закладки найдено в списке имён закладок, её можно удалить нажатием кнопки "Удалить" или переместить к ней системный курсор нажатием кнопки"Перейти". Причём, для нажатия кнопки "Перейти" достаточно нажать "Enter", а кнопку "Удалить" необходимо нажимать явно или при помощи комбинации "Alt+У".

Нажатие кнопки "Перейти" или кнопки "Удалить" не закрывает диалог "Закладка". Поэтому его нужно будет закрывать вручную нажатием "Escape" или "Alt+F4".

Восстановление позиции курсора при закрытии документа

Если Вы хотите вернуться в дальнейшем к тому месту, на котором закончили читать документ, то перед закрытием документ нужно сохранить. Тогда сразу после следующего открытия необходимо нажать комбинацию "Shift+F5". Курсор вернётся к позиции, которую он занимал при последнем сохранении документа, перед его закрытием.

В общем случае комбинация "Shift+F5" перебирает 3 последних позиции курсора, в которых происходило редактирование текста. И этим можно пользоваться для иммитации текущей закладки.

Списки

Диалог "Список"

Несколько подряд идущих абзацев можно выделить и отформатировать в виде списка. При этом абзацы получат одинаковый отступ слева и будут начинаться одинаковыми символами-маркерами или возрастающими числами или буквами-номерами. Абзацы будут оформлены с выступом первой строки. Этим выступом как раз и будет числовой или символьный маркер.

В виде списков очень хорошо оформлять перечисления чего-либо в документе.

Диалог "Список" вызывается из меню "Формат". Этот диалог имеет 3 вкладки. На вкладках можно выбрать различные виды маркированных, нумерованных и смешанных списков.

Но диалог создания списка не очень хорошо подзвучивается, а до недавнего времени вообще практически не подзвучивался. Поэтому рассмотрим несколько способов создания списка без использования диалога "Список".

Маркированный список

Начнём абзац символом "звёздочка", затем нажмём пробел, затем наберём текст абзаца. После нажатия "Enter", Word переформатирует первый абзац под список. То есть, даст ему левый отступ и выступающую первую строку. При этом второй абзац также будет начат выступающим символом "звёздочка" и пробелом.

Мы получили маркированный список. В качестве маркера выступает "звёздочка". После набора последнего абзаца списка и нажатия "Enter" необходимо нажать "BackSpace". Это удалит маркер "звёздочка", закончив тем самым формирование списка.

В качестве маркера можно использовать также символ "минус".

Нумерованные списки

Нумерованные списки начинаются нарастающими числами или нарастающими буквами. А в остальном они аналогичны маркированным спискам. Для начала нумерованных списков можно использовать такие последовательности символов:

Единица, точка, пробел;

Единица, закрывающая скобка, пробел;

Английская "a", точка, пробел;

Английская "a", закрывающая скобка, пробел.

Это не все возможные варианты списков. Но думаю, что для начала - достаточно.

Все задания к урокам в этом курсе выполнены в виде нумерованного списка. Когда я пишу первое задание, то перед текстом ставлю единицу, затем точку, и затем пробел. Когда я нажимаю "Enter" после текста первого задания, Word меняет форматирование этого абзаца, давая ему отступ слева и выступающую единицу с точкой. Тут же Word сам начинает второй абзац выступающими двойкой, точкой и пробелом, предлагая мне набирать дальше второй абзац нумерованного списка. И так далее.

В конце я нажимаю "BackSpace", чтобы убрать номер какого-нибудь двадцатого абзаца, чем заканчиваю формирование нумерованного списка. Word выходит из режима нумерованного списка и переходит к обычному форматированию абзацев для простого текста.

Организация текста в виде нескольких колонок

Word позволяет представить текст в виде нескольких колонок, как это делается в газетах. Для организации такой структуры текста нужно вызвать диалог "Колонки" из меню "Формат". Диалог очень простой и понятный. С ним вполне можно разобраться самостоятельно.

Если текст представлен в виде нескольких колонок, то чтение по предложениям ("Alt+Стрелка Вниз") происходит, как обычно, а построчное чтение (""Стрелка Вниз"") захватывает строчки одного уровня из всех колонок.

нерастяжимый пробел

Принудительный конец строки употребляется в том случае, когда вам самим нужно определить конец строки внутри абзаца.

Рассмотрим еще пример.

Рис.6

Реквизиты (обращение в письме) выровнены по ширине , отступ слева . В конце первой строки (после кв. 7) принудительный конец строки для того, чтобы эта строка закончилась четко у правого края полосы набора (если в этом месте закончить абзац такого эффекта не получится). Красной строки нет.