Импорт и экспорт контактов из Outlook. Копирование папки Outlook Express

Windows 10

В стандартный пакет Microsoft Office 2007 входит программа для работы с электронной почты Outlook. На большинстве рабочих компьютеров данный пакет установлен, поэтому для системных администраторов обязательным является умение настроить и сохранить электронную переписку своих пользователей.

Периодически возникает необходимость перенести данные пользователя на другой компьютер, в том числе, и электронную почту, либо переустановить операционную систему на том же самом рабочем компьютере. И прежде чем удалять старую почтовую программу или форматировать жесткий диск, необходимо сохранить сообщения электронной почты и адресную книгу Outlook.

Резервное копирование Outlook 2007 и Outlook 2010

В отличие от резервного копирования Outlook Express создать резервную копию электронной почты и адресной книги в Outlook 2007 и Outlook 2010 можно с помощью встроенной функции сохранения в файл.

Рекомендация: не сохраняйте запасную копию электронной почты на раздел жесткого диска, который подлежит преобразованию или очистке. В большинстве случаев это диск C. Сохраняйте файл pst на другие разделы диска, либо на переносной носитель данных или в сетевое хранилище.

Восстановление электронной почты из файла pst

После переустановки Windows или при переносе почты на другой компьютер можно сделать восстановление всех почтовых данных из резервной копии (файла pst).

Все электронные письма и контакты электронной почты будут восстановлены в том виде, в котором они были при сохранении в файл.

Со временем, при частом использовании электронной почты, у большинства пользователей формируется список контактов, с которыми ведется переписка. И пока пользователь работает с одним почтовым клиентом, он свободно может пользоваться этим самым списком контактов. Однако, что делать, если возникла необходимость перейти на другой почтовый клиент – Outlook 2010?

Чтобы заново не создавать список контактов, в Outlook есть полезная функция, которая называется «Импорт». А как пользоваться этой функцией мы рассмотрим в этой инструкции.

Итак, если у ваз возникла необходимость перенести контакты в Outlook 2010, то следует воспользоваться мастером импорта/экспорта контактов. Для этого необходимо перейти в меню «Файл» и кликнуть по пункту «Открыть». Далее, в правой части находим кнопку «Импорт» и нажимаем ее.

Далее, перед нами открывает окно мастера импорта/экспорта, в котором перечислен список возможных действий. Поскольку нас интересует импорт контактов, то здесь можно выбрать как пункт «Импорт адресов и почты интернета», так и «Импорт из другой программы или файла».

Если вы выбрали пункт «Импорт адресов и почты интернета», то в этом случае мастер импорта/экспорта предложит вам два варианта – это импорт из файла контактов приложения Eudora, и импорт из Outlook 4, 5 или 6 версии, а также почты Windows.

Выбираем нужный источник и отмечаем флажки на против нужных данных. Если вы собираетесь импортировать только контактные данные, то для этого достаточно отметить только пункт «Импортировать адресную книгу» (как показано на скриншоте выше).

Как только выбрали подходящее действие, нажимаем кнопку «Готово» и ждем окончания процесса.

Как только все данные буду импортированы, появится «Итоги импорта» (смотрите скришот выше), где будет отображена статистика. Также, здесь нужно нажать кнопку «Сохранить в папке Входящие» или же просто «Ок».

Импорт из другой программы или файла

В случае, если вы выбрали пункт «Импорт из другой программы или файла», вы сможете загрузить контакты как из почтового клиента Lotus Organizer, так и данные из Access, Excel или обычного текстового файла. Также здесь доступен импорт из предыдущих версий Outlook и системы управления контактами ACT!.

Выбрав нужный способ импорта, кликаем по кнопке «Далее» и здесь мастер предлагает выбрать файл с данными (в случае, если вы импортируете из предыдущих версий Outlook, то мастер попытается найти данные самостоятельно). Также, здесь необходимо выбрать одно из трех действия для дубликатов.

Следующим шагом будет указание места для хранения импортируемых данных. Как только вы укажите место, куда будут загружены данные, можно переходить к следующему шагу.

Здесь мастер импорта/экспорта просит подтвердить действия.

На этом этапе можно отметить галочками те действия, которые требуется выполнить. Если вы передумали что-то импортировать, то достаточно лишь снять флажок с нужно действия.

Также в на этом этапе можно настроить соответствие полей файла с полями Outlook. Для этого достаточно лишь перетащить название полей файла (левый список) на соответствующее поле в Outlook (правый список). Как только все сделаете, нажмите «Ок».

Когда все настройки будут сделаны, нажимаем «Готово» и outlook начнет импорт данных.

Итак, мы с вами рассмотрели, как импортировать контакты в Outlook 2010. Благодаря встроенному мастеру сделать это достаточно просто. Благодаря этому мастеру можно импортировать контакты как из специально подготовленного файла, так и из предыдущих версий Outlook.

Вы можете использовать те же контакты в Google Gmail и Microsoft Outlook без добавления их в обоих расположениях вручную.

В этой статье

Импорт контактов из Google Gmail в Outlook

Экспорт контактов из Outlook в Google Gmail

Прежде чем экспортировать контакты из Outlook, полезно различия между адресная книга Outlook и контактов Outlook. Оба являются частью Outlook. Тем не менее адресная книга - компиляции из списков разных адресов, которые могут сохранять в Outlook, таких как каталоги LDAP Internet, глобальный список адресов (GAL) или других сторонних адресных книг. Контакты - только одна из списков адресов, включенных в адресную книгу. Можно экспортировать только контакты прямо из Outlook в Google Gmail.

Откройте вкладку Файл .

Выберите пункт Параметры .

Выберите пункт Дополнительно .

В разделе Экспорт нажмите кнопку Экспортировать .

В окне Мастер импорта и экспорта выберите Экспорт в файл и нажмите кнопку Далее .

Выберите Значение разделенные запятыми (DOS) и нажмите кнопку Далее .

В списке папок выберите папку контактов, которую нужно экспортировать, и нажмите кнопку Далее .

Выберите папку для временного сохранения файла на компьютере.

Примечание: Этот файл можно удалить после импорта контактов в Google Gmail.

Введите имя экспортируемого файла и нажмите кнопку Далее .

Чтобы добавить или удалить поля, чтобы определить способ контактные данные сохраняются в новых импортируемого файла, нажмите кнопку Соответствие полей .

Примечание: При попытке импортировать данные из другой программы или файла кнопка Соответствие полей в диалоговом окне Экспорт в файл могут быть недоступны. В диалоговом окне будут выполнены следующие действия установите флажок Экспорт , а затем - кнопку Соответствие полей доступны.

Дополнительная справка сопоставление настраиваемого поля

В поле от перетащите поле, которое вы хотите преобразовать фигуру на поле Outlook, указанный в поле Кому .
- Чтобы просмотреть дополнительные записи в поле " от ", нажмите кнопку Назад или Далее .
  
  Чтобы удалить все сопоставления, нажмите кнопку Очистить .
  
  Чтобы восстановить исходные сопоставления, нажмите кнопку По умолчанию .

Для отображения дополнительных полей в поле , щелкните знак плюс (+) рядом с полем. Например для отображения полей Улица и Город бизнеса , щелкните знак "плюс" (+) рядом с Рабочий адрес .

Нажмите кнопку Готово .

Войдите в систему со своей учетной записью Google Gmail.

В левом столбце выберите Контакты .

В правой части экрана нажмите кнопку Импорт .

В диалоговом окне Импорт контактов нажмите кнопку Обзор .

Выберите файл, экспортированный на этапе 10 и нажмите кнопку Открыть .

Нажмите кнопку Импорт .

При переустановке операционной системы или смене компьютера вам наверняка не захочется терять сообщения вашего почтового клиента. В принципе, они и так не должны никуда пропадать, но случаи бывают разные. Даже если вы не планируете никаких действий с вашим компьютером, лучше подстраховаться и создать резервную копию всех своих писем.

Как сохранить письма в Outlook

При использовании любого способа вместе с письмом сохраняются и его вложения, но сохранить только вложения невозможно без написания индивидуального скрипта.

Сохранение определённых писем

Выборочное сохранение почты - это именно тот способ, который обычно понимают под сохранением письма. Он предназначен для сохранения определённых писем, но ничто не запрещает таким образом сохранять всю свою почту.

Выделите нужное вам письмо (нажмите левой кнопкой мыши, как при открытии) и перейдите во вкладку «Файл».
Выделите нужное вам письмо и перейдите во вкладку «Файл»
Нажмите «Сохранить как».
Откроется стандартное окно сохранения документа. Сохраните письмо в нужное вам место.
Выберите папку и сохраните письмо в нужное место

Как выделить несколько писем

Если выделить несколько писем и перейти к сохранению, сохранятся все выделенные. Есть два варианта это сделать:

чтобы выделить несколько определённых писем, нажимайте на каждое из них с зажатой клавишей Ctrl;
выделить все письма в группе можно с помощью сочетания клавиш Ctrl+A (предварительно нажмите на одно из писем, чтобы команда общего выделения применилась именно к панели с письмами).

Экспорт (сохранение) всех писем в pst-файл

Этот способ подразумевает создание pst-файла, в который войдут все письма и их вложения.

Перейдите во вкладку «Файл», нажмите на «Открыть и экспортировать» и откройте «Импорт и экспорт». В Outlook 2010 путь к этому окну будет другим: «Файл» - «Параметры» - «Дополнительно» - «Экспортировать».
Перейдите во вкладку «Файл», нажмите на «Открыть и экспортировать» и откройте «Импорт и экспорт»
Выберите «Экспорт в файл».
Выберите в открывшемся окне «Экспорт в файл» и нажмите «Далее»
Выберите «Файл данных Outlook» и нажмите «Далее»
Выберите ваш почтовый ящик и отметьте «Включить вложенные папки». Экспорт с нескольких ящиков за один раз невозможен.
Выберите ваш почтовый ящик и отметьте «Включить вложенные папки»
Выберите путь для создаваемого файла и нажмите «Готово».
Выберите путь для создаваемого файла и нажмите «Готово»
В следующем окне вам предложат поставить пароль на создаваемый файл. Просто нажмите OK.
Нажмите OK, если не хотите каждый раз вводить пароль, чтобы получить доступ к сохранённой почте

Где Outlook хранит письма

У Outlook существует собственный pst-файл, в который сохраняется вся ваша почта. Этот файл аналогичен тому, создание которого описывалось выше. Он может быть расположен в разных местах.

Возможные пути к pst-файлу для Outlook 2016 и 2013:

диск:\Пользователи\<имя пользователя>
диск:\Пользователи\<имя пользователя>\Roaming\Local\Microsoft\Outlook;
диск:\Users\<имя пользователя>\Documents\Файлы Outlook;
диск:\Пользователи\<имя пользователя>\Мои документы\Файлы Outlook\;
диск:\Documents and Settings\<имя пользователя>

Возможные пути к pst-файлу для Outlook 2010 и 2007:

диск:\Пользователи\<имя пользователя>\AppData\Local\Microsoft\Outlook;
диск:\Пользователи\<имя пользователя>\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook.

Видео: экспорт и импорт данных Outlook

Как восстановить письма

Под восстановлением многие понимают два совершенно разных действия: импорт из pst-файла и восстановление удалённого сообщения. Мы опишем оба эти действия.

Импорт (восстановление) писем из pst-файла

Этот способ подразумевает наличие у вас pst-файла. Как его создать, описано выше.

Откройте окно «Импорт и экспорт», как при экспортировании, и выберите «Импорт из другой программы или файла».
Выберите «Импорт из другой программы или файла» в открывшемся окне
Выберите «Файл данных Outlook».
Выберите из списка «Файл данных Outlook» и нажмите «Далее»
Укажите путь к файлу. Если возможно совпадение имеющихся в Oulook писем с сообщениями из pst-файла, обратите внимание на настройки и выберите нужную.
Укажите путь к файлус помощью кнопки «Обзор…» и нажмите «Далее»
Выберите весь «Файл данных Outlook», выберите аккаунт, в который хотите экспортировать письма, и нажмите «Готово».
Выберите весь «Файл данных Outlook», выберите аккаунт, в который хотите экспортировать письма, и нажмите «Готово»

Видео: импорт данных в Microsoft Outlook 2010 из файла pst

Восстановление удалённых писем

Если вы почистили внутреннюю корзину Outlook, восстановить письмо уже не получится.

В панели папок откройте «Удалённые». Что увидеть эту панель в Outlook 2016 и 2013, нажмите «Все папки» или стрелочку разворота в левой части окна.
Откройте «Удалённые» в панели папок
Нажмите на нужном письме правой кнопкой мыши, выберите «Переместить», а затем первый предложенный вариант (это будет папка, из которой письмо удалилось).
Нажмите на нужном письме правой кнопкой мыши, выберите «Переместить», а затем первый предложенный вариант
Если у вас Outlook 2010 или 2007, такого варианта не будет. Выберите «Другая папка» и укажите путь самостоятельно.
Выберите «Другая папка» и укажите путь самостоятельно

Как заархивировать письма

Ранее упоминалось про основной pst-файл Outlook. Со временем в нём скапливается всё больше писем и вложений, в соответствии с чем растёт и его размер. Чтобы освободить часть пространства на вашем жёстком диске, вы можете включить архивацию.

Архивация писем в Outlook не делится на автоматическую и ручную.

Архивация подразумевает превращение одной или нескольких папок с письмами (внутри pst-файла) в архив. Сами папки для вас никак не изменятся, но всё, что там находится сейчас и попадёт в дальнейшем, будет сжиматься.

Возможные проблемы с письмами

Как и во всех продуктах пакета Microsoft Office, в работе Otlook иногда встречаются проблемы, но все они решаются очень просто. Причины чаще всего заключаются в неправильных настройках самого почтового клиента.

Outlook отмечает письмо как прочитанное

Если письмо отмечается как прочитанное независимо от того, читали вы его или нет, перейдите во вкладку «Файл» и откройте «Параметры».
Перейдите во вкладку «Файл» и откройте «Параметры»
Перейдите в раздел «Почта» и откройте «Область чтения…».
Снимите галочку с первого пункта и нажмите OK

Outlook не помечает прочитанные письма

Если прочитанные письма не помечаются - как и в случае с предыдущей проблемой, - нужно зайти в настройки области чтения. Отметьте галочкой пункт «Отмечать как прочтённое при выборе другого сообщения» и нажмите OK.

Перетащите ползунок до упора вправо и нажмите далее

В последующих окнах ничего не меняйте. После этого перезапустите Outlook.

Создание бэкапов - или сохранения информации на дополнительный носитель - дело полезное. Почта теряется довольно редко, но лучше всё же иметь страховку, особенно если в сообщениях присутствуют важные данные. Старайтесь периодически сохранять файл с письмами, даже если не планируете никаких изменений.

За последние пару лет уже стали забывать, что такое Outlook Express. Но после Нового года, в рамках проекта по объединению компаний, под наше обслуживание перешло еще 19 филиалов («счастье то какое привалило»). В процессе интеграции стало понятно, что у людей стоит все, что душе угодно, не существует никаких политик, регламентов и прочих инструкций. Одной из таких программ стал Outlook Express (само собой, есть еще тандерболты, и прочие почтовые клиенты, но пока мы еще до этого не дошли). Соответственно появилась проблема, переноса почты в Outlook 2010.

Алгоритм, который решили использовать мы, он не самый быстрый, но без заморочек:

Ставим Outlook 2010 на тот же комп, где стоит Outlook Express.

В приложении Outlook 2010 откройте вкладку Файл , нажмите кнопку Открыть , а затем - Импорт .

Откроется мастер импорта и экспорта .

Выберите пункт Импорт из другой программы или файла и нажмите кнопку Далее .

Появится список Выберите тип файла для импорта: . Какой вариант следует выбрать?

Если используются приложения Outlook Express или Почта Windows, выберите пункт Outlook Express 4.x 、 5.x 、 6.x или почта Windows и нажмите кнопку Далее .

В открывшемся окне предлагается выбрать почтовый клиент, из которого будет выполняться импорт. Приложение уже было выбрано ранее. Значит ли это, что нужно нажать кнопку Далее ?

Да. В окне может быть указано иное программное обеспечение, однако сначала необходимо выбрать Microsoft Outlook Express или Почта Microsoft Windows , а уже затем нажать кнопку Далее .

С этого момента потребуется проверять правильность указания в мастере сведений, импортируемых из учетной записи. В этом случае необходимо подтвердить имя, которое используется в качестве имени отправителя. Оно указано в поле отображаемое имя . Если оно правильное, можно нажать кнопку Далее . Если требуется изменить имя, сделайте это и нажмите кнопку Далее .

После этого проверьте свой адрес электронной почты.

Проверьте данные почтового сервера.

Проверьте сведения о входе.

Проверьте способ подключения учетной записи.

На этом проверка настроек завершена.

После нажатия кнопки Готово открывается еще одно диалоговое окно.

Это означает, что импорт настроек учетной записи завершен. После этого выполняется импорт сообщений электронной почты и контактов. Если нажать кнопку Да , начнется их импорт.

На этом собственно настройка закончена.

Всем хорошей работы!!!