Классификация технических средств обработки информации. Комплекс технических средств обработки информации Технические средства и методы обработки информации

Гаджеты

Лекция № 3

Основные вопросы лекции:

1. Технические средства информатики.

2. Понятие о принципах работы ЭВМ.

3. Основные компоненты персонального компьютера.

Технические средства информатики

ЭВМ - основное техническое средство обработки информации, классифицируемое по ряду признаков, в частности: по назначению, принципу действия , способам организации вычислительного процесса, размерам и вычислительной мощности, функциональным возможностям, способности к параллельному выполнению программ и др.

По назначению ЭВМ можно разделить на три группы:

· универсальные (общего назначения) - предназначены для решения самых разных инженерно-технических задач: экономических, математических, информационных и других задач, отличающихся сложностью алгоритмов и большим объемом обрабатываемых данных. Характерными чертами этих ЭВМ являются высокая производительность, разнообразие форм обрабатываемых данных (двоичных, десятичных, символьных), разнообразие выполняемых операций (арифметических, логических, специальных), большая емкость оперативной памяти, развитая организация ввода-вывода информации;

· проблемно-ориентированные - предназначены для решение более узкого круга задач, связанных обычно с технологическими объектами, регистрацией, накоплением и обработкой небольших объемов данных (управляющие вычислительные комплексы);

· специализированные - для решения узкого круга задач, чтобы снизить сложность и стоимость этих ЭВМ, сохраняя высокую производительность и надежность работы (программируемые микропроцессоры специального назначения, контроллеры, выполняющие функции управления техническими устройствами).

По принципу действия (критерием деления вычислительных машин является форма представления информации, с которой они работают):

· аналоговые вычислительные машины (АВМ) - вычислительные машины непрерывного действия, работают с информацией, представленной в непрерывной форме, т.е. виде непрерывного ряда значений какой-либо физической величины (чаще всего электрического напряжения); в этом случае величина напряжения является аналогом значения некоторой измеряемой переменной. Например, ввод числа 19.42 при масштабе 0.1 эквивалентен подаче на вход напряжения в 1.942 В;

· цифровые вычислительные машины (ЦВМ) - вычислительные машины дискретного действия, работают с информацией, представленной в дискретной, а точнее в цифровой, форме - в виде нескольких различных напряжений, эквивалентных числу единиц в представляемом значении переменной;

· гибридные вычислительные машины (ГВМ) - вычислительные машины комбинированного действия, работают с информацией, представленной и в цифровой, и в аналоговой форме.

АВМ просты и удобны в эксплуатации; программирование задач для решения на них нетрудоемкое, скорость решения изменяется по желанию оператора (больше, чем у ЦВМ), но точность решения очень низкая (относительная погрешность 2-5 %). На АВМ решают математические задачи, содержащие дифференциальные уравнения, не содержащие сложной логики. ЦВМ получили наиболее широкое распространение, именно их подразумевают, когда говорят про ЭВМ. ГВМ целесообразно использовать для управления сложными быстродействующими техническими комплексами.

По поколениям можно выделить следующие группы:

1 поколение. В 1946г. была опубликована идея использования двоичной арифметики (Джон фон Нейман, А. Бернс) и принципа хранимой программы, активно использующиеся в ЭВМ 1 поколения. ЭВМ отличались большими габаритами, большим потреблением энергии, малым быстродействием, низкой надежностью, программированием в кодах. Задачи решались в основном вычислительного характера , содержащие сложные расчеты, необходимые для прогноза погоды, решения задач атомной энергетики, управления летательной техникой и других стратегических задач.

2 поколение. В 1948 г. Bell Telefon Laboratory объявила о создании первого транзистора. По сравнению с ЭВМ предыдущего поколения улучшились все технические характеристики. Для программирования используются алгоритмические языки, предприняты первые попытки автоматического программирования.

3-е поколение. Особенностью ЭВМ 3 поколения считается применение в их конструкции интегральных схем, а в управлении работой компьютера - операционных систем. Появились возможности мультипрограммирования, управления памятью, устройствами ввода-вывода. Восстановление после сбоев взяла на себя операционная система. С середины 60-х до середины 70-х годов важным видом информационных услуг стали базы данных, содержащие разные виды информации по всевозможным отраслям знаний. Впервые возникает информационная технология поддержки принятия решений. Это совсем новый способ взаимодействия человека и компьютера.

4-е поколение. Основные черты этого поколения ЭВМ - наличие запоминающих устройств, запуск ЭВМ с помощью системы самозагрузки из ПЗУ, разнообразие архитектур, мощные ОС, объединение ЭВМ в сети. Начиная с середины 70-х годов, с созданием национальных и глобальных сетей передачи данных ведущим видом информационных услуг стал диалоговый поиск информации в удаленных от пользователя базах данных.

5-е поколение. ЭВМ со многими десятками параллельно работающих процессоров, позволяющих строить эффективные системы обработки знаний; ЭВМ на сверхсложных микропроцессорах с параллельной векторной структурой, одновременно выполняющих десятки последовательных команд программы.

6-е поколение. Оптоэлектронные ЭВМ с массовым параллелизмом и нейронной структурой - с сетью из большого числа (десятки тысяч) несложных микропроцессоров, моделирующих структуру нейронных биологических систем.

Классификация ЭВМ по размерам и функциональным возможностям .

Большие ЭВМ. Исторически первыми появились большие ЭВМ, элементная база которых прошла путь от электронных ламп до интегральных схем со сверх высокой степенью интеграции. Однако их производительность оказалась недостаточной для моделирования экологических систем, задач генной инженерии, управления сложными оборонными комплексами и др.

Большие ЭВМ часто называют за рубежом MAINFRAME и слухи об их смерти сильно преувеличены.

Как правило, они имеют:

· производительность не менее 10 MIPS (миллионов операций с плавающей точкой в секунду)

· основную память от 64 до 10000 МВ

· внешнюю память не менее 50 ГВ

· многопользовательский режим работы

Основные направления использования - это решение научно-технических задач, работа с большими БД, управление вычислительными сетями и их ресурсами в качестве серверов.

Малые ЭВМ. Малые (мини) ЭВМ - надежные, недорогие и удобные в эксплуатации, обладают несколько более низкими, по сравнению с большими ЭВМ возможностями.

Супер-мини ЭВМ имеют:

· емкость основной памяти - 4-512 МВ

· емкость дисковой памяти - 2 - 100 ГВ

· число поддерживаемых пользователей - 16-512.

Мини-ЭВМ ориентированы на использование в качестве управляющих вычислительных комплексов, в системах несложного моделирования, в АСУП, для управления технологическими процессами.

СуперЭВМ. Это мощные многопроцессорные ЭВМ с быстродействием сотни миллионов - десятки миллиардов операций в секунду.

Достичь такую производительность на одном микропроцессоре по современным технологиям невозможно, в виду конечного значения скорости распространения электромагнитных волн (300000 км/сек), ибо время распространения сигнала на расстояние в несколько миллиметров становится соизмеримым со временем выполнения одной операции. Поэтому суперЭВМ создают в виде высокопараллельных многопроцессорных вычислительных систем.

В настоящее время в мире насчитывается несколько тысяч суперЭВМ, начиная от простеньких офисных Cray EL до мощных Cray 3, SX-X фирмы NEC, VP2000 фирмы Fujitsu (Япония), VPP 500 фирмы Siemens (Германия).

Микро ЭВМ или персональный компьютер. ПК должен иметь характеристики, удовлетворяющие требованиям общедоступности и универсальности:

· малую стоимость

· автономность эксплуатации

· гибкость архитектуры, дающую возможность адаптироваться в сфере образования, науки, управления, в быту;

· дружественность операционной системы;

· высокую надежность (более 5000 часов наработки на отказ).

Большинство из них имеют автономное питание от аккумуляторов, но могут подключаться к сети.

Специальные ЭВМ. Специальные ЭВМ ориентированы на решение специальных вычислительных задач или задач управления. В качестве специальной ЭВМ можно рассматривать также электронные микрокалькуляторы. Программа, которую выполняет процессор, находится в ПЗУ или в ОП, а т.к. машина решает, как правило, одну задачу, то меняются только данные. Это удобно (программу хранить в ПЗУ), в этом случае повышается надежность и быстродействие ЭВМ. Такой подход часто используется в бортовых ЭВМ, управлении режимом работы фотоаппарата, кинокамеры, в спортивных тренажерах.

Понятие о принципах работы ЭВМ

В основу архитектуры современных персональных компьютеров положен магистрально-модульный принцип. Модульный принцип позволяет потребителю самому комплектовать нужную ему конфигурацию компьютера и производить при необходимости ее модернизацию. Модульная организация компьютера опирается на магистральный (шинный) принцип обмена информацией между устройствами.

Магистраль включает в себя три многоразрядные шины:

· шину данных,

· шину адреса

· и шину управления.

Шины представляют собой многопроводные линии.

Шина данных. По этой шине данные передаются между различными устройствами. Например, считанные из оперативной памяти данные могут быть переданы процессору для обработки, а затем полученные данные могут быть отправлены обратно в оперативную память для хранения. Таким образом, данные по шине данных могут передаваться от устройства к устройству в любом направлении.

Разрядность шины данных определяется разрядностью процессора, т.е. количеством двоичных разрядов, которые процессор обрабатывает за один такт. Разрядность процессоров постоянно увеличивалась по мере развития компьютерной техники.

Шина адреса. Выбор устройства или ячейки памяти, куда пересылаются или откуда считываются данные по шине данных, производит процессор. Каждое устройство или ячейка оперативной памяти имеет свой адрес. Адрес передается по адресной шине, причем сигналы по ней передаются в одном направлении от процессора к оперативной памяти и устройствам (однонаправленная шина). Разрядность шины адреса определяет адресное пространство процессора, т.е. количество ячеек оперативной памяти, которые могут иметь уникальные адреса. Разрядность шины адреса постоянно увеличивалась и в современных персональных компьютерах составляет 32 бит.

Шина управления. По шине управления передаются сигналы, определяющие характер обмена информацией по магистрали. Сигналы управления определяют какую операцию считывание или запись информации из памяти нужно производить, синхронизируют обмен информацией между устройствами и т.д.

В основу построения подавляющего большинства компьютеров положены следующие общие принципы, сформулированные в 1945 г. американским ученымДжоном фон Нейманом.

1. Принцип программного управления. Программа состоит из набора команд, выполняющихся процессором автоматически в определенной последовательности.Выборка программы из памяти осуществляется с помощью счетчика команд. Этот регистр процессора последовательно увеличивает хранимый в нем адрес очередной команды на длину команды. А так как команды программы расположены в памяти друг за другом, то тем самым организуется выборка цепочки команд из последовательно расположенных ячеек памяти. Если же нужно после выполнения команды перейти не к следующей, а к какой-то другой, используются командыусловного илибезусловного перехода, которые заносят в счетчик команд номер ячейки памяти, содержащей следующую команду. Выборка команд из памяти прекращается после достижения и выполнения команды «стоп». Таким образом,процессор исполняет программу автоматически, без вмешательства человека.

2. Принцип однородности памяти. Программы и данные хранятся в одной и той же памяти, поэтому компьютер не различает, что хранится в данной ячейке памяти - число, текст или команда. Над командами можно выполнять такие же действия, как и над данными.Это открывает целый ряд возможностей. Например,программа в процессе своего выполнения также может подвергаться переработке, что позволяет задавать в самой программе правила получения некоторых ее частей (так в программе организуется выполнение циклов и подпрограмм).Более того, команды одной программы могут быть получены как результаты исполнения другой программы. На этом принципе основаныметоды трансляции - перевода текста программы с языка программирования высокого уровня на язык конкретной машины.

3. Принцип адресности. Структурно основная память состоит из перенумерованных ячеек. Процессору в произвольный момент времени доступна любая ячейка. Отсюда следует возможность давать имена областям памяти так, чтобы к запомненным в них значениям можно было впоследствии обращаться или менять их в процессе выполнения программ с использованием присвоенных имен. Компьютеры, построенные на перечисленных принципах, относятся к типуфон-неймановских. Но существуют компьютеры, принципиально отличающиеся от фон-неймановских. Для них, например, может не выполняться принцип программного управления, т. е. они могут работать без счетчика команд, указывающего текущую выполняемую команду программы. Для обращения к какой-либо переменной, хранящейся в памяти, этим компьютерам необязательно давать ей имя. Такие компьютеры называются не фон-неймановскими.

Основные компоненты персонального компьютера

Компьютер имеет модульную структуру, которая включает:

Системный блок

Металлический корпус с блоком питания. В настоящее время системные блоки выпускают стандарта ATX, размером 21x42x40см, блок питания - 230Вт, рабочее напряжение 210-240В, отсеки 3x5.25"" и 2x3.5"", автоматическое выключение по завершению работы. В корпусе также располагается динамик.

1.1. Системная (материнская) плата (motherboard), на которой располагаются различные устройства, входящие в системный блок. Конструкция материнской платы сделана по принципу модульного конструктора, что позволяет каждому пользователю достаточно легко заменять вышедшие из строя или устаревшие элементы системного блока. На системной плате крепятся:

а) Процессор (CPU - Central Processing Unit) - большая интегральная схема на кристалле. Выполняет логические и арифметические операции, осуществляет управление функционированием компьютера. Процессор характеризуется фирмой изготовителем и тактовой частотой . Наиболее известными изготовителями являются Intel и AMD. Процессоры имеют собственные имена Athlon, Pentium 4, Celeron и т.д. Тактовая частота определяет быстродействие процессора и измеряется в Герцах (1\с). Так, Pentium 4 2,2 ГГц, имеет тактовую 2200000000 Гц (выполняет более 2-х миллиардов операций в секунду). Еще одна характеристика процессора – это наличие кэш-памяти (cache) – еще более быстрая, чем RAM память, в которой хранятся наиболее часто используемые CPU данные. Кэш является буфером между процессором и ОЗУ. Кэш полностью прозрачен, не обнаруживается программно. Кэш снижает общее количество тактов ожидания процессора при обращении к ОЗУ.

б) Сопроцессор (FPU - Floating Point Unit). Встроен в CPU. Выполняет арифметические операции с плавающей запятой.

в) Контроллеры - микросхемы, отвечающие за работу различных устройств компьютера (клавиатуры, HDD, FDD, мыши и т.д.). Сюда же отнесем и микросхему ПЗУ (Постоянное Запоминающее Устройство) в которой хранится ROM-BIOS.

г) Слоты (шины) - разъемы (ISA, PCI, SCSI, AGP и т.д.) под различные устройства (оперативная память, видеокарта и т.п.).

Шина - собственно, набор проводов (линий), соединяющий различные компоненты компьютера для подвода к ним питания и обмена данными. Существующие шины: ISA (частота – 8МГц, количество разрядов – 16, скорость передачи данных – 16Мб/с),

д) Оперативное запоминающее устройство (ОЗУ, RAM - Random Access Memory (типы SIMM, DIMM (Dual Inline Memory Module), DRAM (Dynamic RAM), SDRAM (Synchronous DRAM), RDRAM)) - микросхемы, служащие для кратковременного запоминания промежуточных команд, значений вычислений, производимых CPU, а также других данных. Там же для повышения быстродействия хранятся исполняемые программы. ОЗУ - быстродействующая память со временем регенерации 7·10 -9 сек. Емкость до 1Гб. Питание 3.3В.

е) Видеокарта (видеоакселератор) - устройство, расширяющее возможности и ускоряющее работу с графикой. Видеокарта имеет свою видеопамять (16, 32, 64, 128Мб) для хранения графической информации и графический процессор (GPU – Graphic Processor Unit), берущий на себя вычисления при работе с 3D графикой и видео. GPU работает на частоте 350МГц и содержит 60млн. транзисторов. Поддерживается разрешение 2048х1536 60Гц при 32 битном цвете. Производительность: 286 млн. пикселей/сек. Может иметь выход на TV и видеовход. Поддерживаются эффекты: прозрачность и просвечивание, затенение (получение реалистичного освещения), блики, цветовое освещение (источники света разных цветов), смазывание, объемность, затуманивание, отражение, отражение в кривом зеркале, дрожание поверхностей, искажение изображения, вызываемое водой и теплым воздухом, трансформация искажений по шумовым алгоритмам, имитация туч на небе и др.

ж) Звуковая карта - устройство, расширяющее звуковые возможности компьютера. Звуки генерируются с помощью записанных в память (32Мб) образцов звуков разных тембров. Одновременно воспроизводится до 1024 звуков. Поддерживаются различные эффекты. Могут иметь линейный вход/выход, выход на наушники, микрофонный вход, разъем для джойстика, вход для автоответчика, аналоговый и цифровой вход CD аудио.

з) Сетевая карта - устройство, отвечающее за подключение компьютера к сети для возможности обмена информацией.

Кроме материнской платы в системном блоке находятся:

1.2. Накопитель на жестком магнитном диске (винчестер, HDD - Hard Disk Drive) - герметично запаянный корпус с вращающимися магнитными дисками и магнитными головками. Служит для долговременного хранения информации в виде файлов (программы, тексты, графика, фотография, музыка, видео). Емкость - 75 Гб, размер буфера 1-2Мб, скорость передачи данных 66.6Мб/сек. Максимальная скорость вращения шпинделя - 10 000, 15000 об./мин. HDD фирмы IBM имеет емкость 120Гб, скорость вращения шпинделя 7200 об/мин.

1.3. Накопитель на гибком магнитном диске (дисковод, флоппи, FDD - Floppy Disk Drive) - устройство, служащее для записи/считывания информации с дискет, которые можно переносить с компьютера на компьютер. Емкость дискеты: 1.22Мб (размер 5.25"" (1""=2.54см)), 1.44Мб (размер 3.5""). 1.44Мб эквивалентно 620 страницам текста.

1.4. CD-ROM (Compact Disc Read Only Memory) - устройство, служащее только для считывания информации с CD. Двоичная информация с поверхности CD считывается лучом лазера. Емкость CD - 640Мб=74мин. музыки=150000стр. текста. Скорость вращения шпинделя 8560 об/мин., размер буфера 128Кб, максимальная скорость передачи данных 33.3Мб/сек. Скачки и срывы при воспроизведении видео являются причинами не заполнения или переполнения буфера, служащего для промежуточного хранения передаваемых данных. Имеются регулятор громкости и выход на наушники (для прослушивания музыкальных CD).

1.5. CD-R (Compact Disc Recorder) - устройство, служащее для считывания и однократной записи информации на CD. Запись основана на изменении отражающих свойств вещества подложки CD под действием луча лазера.

1.6. DVD-ROM диски (цифровые видео диски) имеют гораздо большую информационную емкость (до 17 Гбайт), т.к. информация может быть записана на двух сторонах, в два слоя на одной стороне, а сами дорожки имеют меньшую толщину.

Первое поколение DVD-ROM накопителей обеспечивало скорость считывания информации примерно 1,3 Мбайт/с. В настоящее время 5-скоростные DVD-ROM достигают скорости считывания до 6,8 Мбайт/с.

Существуют DVD-R диски (R - recordable, записываемый), которые имеют золотистый цвет. Специальные DVD-R дисководы обладают достаточно мощным лазером, который в процессе записи информации меняют отражающую способность участков поверхности записываемого диска. Информация на таких дисках может быть записана только один раз.

1.7. Существуют также CD-RW и DVD-RW диски (RW - Rewritable, перезаписываемый), которые имеют «платиновый» оттенок. Специальные CD-RW и DVD-RW дисководы в процессе записи информации также меняют отражающую способность отдельных участков поверхности дисков, однако информация на таких дисках может быть записана многократно. Перед перезаписью записанную информацию «стирают» путем нагревания участков поверхности диска с помощью лазера.

Состав ЭВМ кроме системного блока входят следующие устройства ввода-вывода информации.

2. Монитор (дисплей) - устройство вывода графической информации. Есть цифровые и жидкокристаллические. Размеры по диагонали - 14"", 15"", 17"", 19"", 21"", 24"". Размер пикселя - 0.2-0.3мм. Частота смены кадров - 77Гц при разрешении 1920x1200 пиксель, 85Гц при 1280x1024, 160Гц при 800x600. Количество цветов определяется количеством разрядов на один пиксель и может быть 256 (2 8 , где 8 - количество разрядов), 65536 (2 16 , режим High Color), 16 777 216 (2 24 , режим True Color, может быть и 2 32). Есть электронно-лучевые и LCD мониторы. Мониторы используют RGB систему образования цвета, т.е. цвет получается смешением 3-х основных цветов: красного (Red), зеленого (Green) и синего (Blue).

3. Клавиатура (keyboard) - устройство ввода команд и символьной информации (108 клавиш). Подключается к последовательному интерфейсу (COM порт).

4. Манипулятор типа мышь (mouse) - устройство ввода команд. Стандартом является 3-х кнопочная мышь с колесом прокрутки (scrolling).

5. Печатающее устройство (принтер) - устройство для вывода информации на бумагу, пленку или другую поверхность. Подключается к параллельному интерфейсу (LPT порт). USB (Universal Serial Bus) – универсальная последовательная шина заменившая устаревшие COM и LPT порты.

а) Матричный . Изображение формируется иголками, пробивающими красящую ленту.

б) Струйный . Изображение формируется выбрасываемыми из сопел (до 256) микрокаплями краски. Скорость движения капель до 40м/с.

в) Лазерный . Изображение на бумагу переносится со специального барабана, наэлектризованного лазером, к которому притягиваются частички краски (тонера).

6. Сканер - устройство для ввода изображений в компьютер. Есть ручной, планшетный, барабанный.

7. Модем (МОдулятор-ДЕМодулятор) - устройство, позволяющее обмениваться информацией между компьютерами через аналоговые или цифровые каналы. Модемы отличаются друг от друга максимальной скоростью передачи данных (2400, 9600, 14400, 19200, 28800, 33600, 56000 бит в секунду), поддерживаемыми протоколами связи. Бывают модемы внутренние и внешние.

Технические средства, используемые для обработки информации в системах управления, делятся на две большие группы; 1) средства оргтехники; 2) средства вычислительной техники.

Средства оргтехники делятся на: средства сбора, средства передачи, средства хранения и средства отображения информации.

Средства вычислительной техники, используемые в настоящее время, делятся на вычислительную технику общего пользования и персональные компьютеры, распространение получили для создания систем обработки экономической информации персональные ЭВМ, которые являются основой комплекса технических средств создаваемых АСУ.

Под комплексом технических средств (КТС) понимают совокупность взаимосвязанных и (или) технических средств фиксации, сбора, подготовки, накопления, обработки, и представления информации и устройств управления ими, а средств оргтехники, предназначенных для решения задач и информационного обмена между различными техническими средствами. КТС должен обеспечивать автоматизированное прохождение от формирования до отображения результатов обработки, решение всего комплекса задач в подсистемах, максимальный охват подразделений управления энергосистем и предприятий подготовку и передачу в АСУ контроль передаваемой информации, достаточные технические возможности с точки зрения объема памяти и быстродействия, чтобы решать задачи в полном объеме, своевременно и

Для решения комплекс технических средств должен включать группы технических средств:

1) 1)регистрации, и подготовки машиночитаемой информации;

2) передачи;

3) обработки;

4) хранения и отображения (выдачи), т.е. преобразования ее в вид, удобный для восприятия человеком.

Средства регистрации, сбора и подготовки машиночитаемой информации включают различные устройства телемеханики, механизированной и автоматизированной фиксации информации о результатах и изменениях режима работы оборудования или процесса принятия решений и обработки данных. В результате функционирования этих средств производится соответствующая запись данных на машинном носителе информации или в памяти ЭВМ. Эффективность работы системы в целом в значительной степени определяется тем, насколько автоматизирован сбор первичной информации. Средства сбора, регистрации и преобразования информации должны обеспечить максимальное сокращение ручного труда, особенно при подготовке первичной информации. Даже самые эффективные алгоритмы и программы ничего не дадут системы управления, если информация для них будет готовиться и вводиться в ЭВМ вручную. Один из создании АСУ - это вопрос автоматизации ввода первичной информации. Средства передачи информации служат для обмена информацией между пунктами ее возникновения и вычислительным центром.

Средства обработки информации предназначены для преобразования исходных данных, собранных из подразделений энергосистемы, предприятия или пунктов передачи, в выходные результаты, необходимые для управления.

Средства хранения и отображения (выдачи) информации состоят из набора различных технических устройств и устройств оргтехники накопления, поиска и размножения данных: карточек, устройств для группировки и хранения дискет, видеотерминальных устройств, световых табло, мнемонических схем, буквопечатающих аппаратов, устройств для передачи изображения и документов и др. Средства выдачи (отображения) позволяют получать требуемые сведения и результаты обработки информации на ЭВМ для принятия решений. При автоматизации диспетчерского управления важное значение имеют средства телеобработки данных, обеспечивающие обмен информацией между ЭВМ и обслуживаемыми ею территориально удаленными объектами.

Основные требования к комплексу технических средств могут быть сформулированы следующим образом: КТС должен обеспечивать решение установленного набора задач; структура КТС должна предусматривать возможность ее изменения и развития в случае изменения содержания и набора задач и совершенствования техники управления; КТС должен обладать необходимой кодовой, программной и технической совместимостью; технические средства должны быть максимально приближены к требованиям пользователей и достаточно просты в эксплуатации; построение и функционирование КТС должно быть сопряжено с минимально возможными капитальными и эксплуатационными затратами на приобретение техники и ее обслуживание. В энергетике техническое обеспечение (комплекс технических средств) организационно объединено в систему сбора и обработки данных.

Система сбора и обработки данных (ССОД) - это организационно-технический элемент, реализующей сбор, передачу, обработку, отображение и хранение данных. Система сбора информации, принятая в энергетике, состоит из управляющего вычислительного центра (УВЦ) с филиалами и периферийных пунктов (ПП). Периферийный пункт - это организационно-техническое подразделение ССОД, включающее периферийные технические средства и эксплуатирующий их персонал. Периферийные пункты могут быть двух типов: первичные пункты подготовки и передачи данных (ППД) и опорные пункты (ОП). Кроме пунктов, где формируется машиночитаемая информация, в систему сбора и передачи информации входят пункты (отделы, участки, подразделения и т. д.), в которых создается та информация, которая должна быть впоследствии передана на ПОД. СП, ВЦ - это источники информации (ИИ).

Первичный пункт подготовки и передачи данных - это периферийный пункт, обслуживающий один производственный энергетический объект. ППД имеет двусторонний обмен данными с УВЦ или ОП. Опор-пункт - это периферийный пункт, обслуживающий группу производственных энергетических объектов.

Функция обработки информации на ОП по отдельным задачам может выполняться полностью или частично. Поэтому при создании ОП должен быть рассмотрен и обоснован вопрос об уровнях агрегирования (обработки) информации. Чем выше уровень агрегирования информации на ОП, тем в большей степени ОП превращен в ВЦ если обработка ведется с использованием ЭВМ.

Контрольные вопросы по главе 14

1. Назовите основные области использования вычислительной техники в управлении энергетикой. Какова структура автоматизированных систем управления в энергетике?

2. Назовите основные виды обеспечения АСУ. Что такое организационная модель управления?

3. Опишите структуру информационного обеспечения АСУ. Что такое база данных, банк данных, нормативно-справочная информация?

4. Опишите структуру математического обеспечения АСУ. Что такое алгоритм?

5. Назовите основные виды технического обеспечения АСУ. Какова классификация технических средств, используемых для обработки информации?

Курсовая работа: Современные технические средства, используемые для создания и обработки документов

Введение

С точки зрения технологии управление организацией, равно как и управление отраслью хозяйства или государством, представляет собой процесс получения, обработки и передачи информации. Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации этой информации, т. е. в создании документов. Практически каждое управленческое действие находит отражение в соответствующем документе. Недокументируемые управленческие операции (не требующие создания документов) являются вспомогательными, оперативно-организационными и составляют мизерный процент по сравнению с документируемыми.

Как известно, в настоящее время человечество переживает период лавинообразного роста количества информации. В полной мере это относится и к информации, возникающей в сфере управления и зафиксированной в документах. Осуществление документационных процессов связано с созданием, обработкой, хранением, передачей и использованием поистине огромных массивов документов, зафиксированных на бумажных и иных носителях.

Деятельность любой организации зависит от способности эффективно использовать информацию. Прежде чем предпринять какое-либо управленческое действие, принять управленческое решение необходимо собрать, переработать и проанализировать необходимую для этого информацию, как правило, зафиксированную в документах. В условиях использования традиционной технологии обработка возрастающих объемов документов становится все более трудоемкой. Вместе с тем в условиях становления рыночных отношений и обостряющейся конкуренции ценность оперативной и достоверной информации для принятия оптимальных управленческих решений постоянно возрастает.

По мере расширения и усложнения деятельности любой организации, роста количества деловых документов процессы, связанные с обработкой, поиском и хранением документной информации, а также управлением документооборота в целом, грозят окончательно выйти из-под контроля, что заставляет принимать меры по повышению эффективности управленческого труда за счет использования современных технических средств и информационных технологий.

В большей степени для использования новых технических средств и технологий приспособлены делопроизводственные процессы, т. к. для создания и обработки документов используются стандартные операции. Достаточно четко можно представить и структуру документов большинства организаций. Для документирования определенных управленческих действий используются стандартные виды и разновидности документов. Стандартна структура формуляра и текста управленческих документов. Кроме того, значительная часть управленческих операций (в частности, все делопроизводственные операции) носит формально-логический характер, т. е. сравнительно легко поддается расчленению на более простые операции.

Итак, в настоящее время имеют место, с одной стороны, насущная необходимость использования современной техники и технологии в управленческих процессах; с другой - объективные предпосылки для их реализации.

В связи с вышесказанным правомерен вывод: актуальность традиционной, ориентированной на "бумажную информатику" техники остается весьма высокой.

Тема актуальна тем, что с развитием информационного общества во все сферы деятельности человека, в том числе и делопроизводство внедряются все более новые технологии. С каждым годом документооборот в организациях увеличивается и необходимы технические средства для упрощения обработки, хранения, составления документации, в свою очередь слабое применение средств оргтехники приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого и технического персонала.

Объект исследования: средства обработки информации.

Предмет исследования: современные технические средства, используемые для создания и обработки документов.

Цель работы: изучить особенности использования современных технических средств обработки документов в делопроизводстве.

Для достижения цели были поставлены следующие задачи:

Изучить способы документирования информации;

Классифицировать типы и виды документов;

Рассмотреть разновидности носителей документов;

Описать способы изменения, тиражирования и физической обработки документов;

Выявить особенности применения средств телекоммуникаций.

1. Технические средства в широком и узком смысле

Техника - общее название различных приспособлений, механизмов и устройств, не существующих в природе и изготовляемых человеком.

Основное назначение техники - избавление человека от выполнения физически тяжёлой или рутинной (однообразной) работы, чтобы предоставить ему больше времени для творческих занятий облегчить его повседневную жизнь.

Основными задачами техники является :

· Создание материальных и культурных ценностей;

· Производство, преобразование и передача различных видов энергии;

· Сбор, обработка и передача информации;

· Создание и использование различных средств передвижения;

· Поддержание обороноспособности

Универсальная классификация технических средств ещё не создана, да и вряд ли будет создана в будущем. В настоящее время техника классифицируется по областям применения, например: промышленная техника, транспорт, бытовая техника, вычислительная техника и т. д. Дополнительно технику можно разделить на производственную, например, станки, инструменты, средства измерения и т. д., и непроизводственную - бытовая техника, легковой транспорт, техника для досуга.

История развития техники

Техника - это судьба человека, сопровождающая его с момента пробуждения сознания. Первоначально в эпоху каменного века техника была орудием убийства и обработки: копьё, бумеранг, каменный топор, игла, шило. В эпоху неолитической революции появляется агротехника, транспорт и гидротехнические сооружения, а также простейшие механические приспособления: рычаг, клин, ворот, блок, колесо. Если взять её современное состояние, то можно обозначить следующие основные этапы её становления:

Конец XVIII - начало XIX века. Промышленная революция - создание паровой машины и универсальных прядильных станков, что ознаменовало закат ремесленного производства и переход к промышленной экономике (машинному производству).

Конец XIX века. Создание двигателя внутреннего сгорания, что позволило создать новый класс компактных машин, в том числе автомобилей, судов и т. д. Широкое внедрение электричества, в том числе способов его генерации и использования в электрических машинах.

Начало XX века. Развитие радиотехники и радиоэлектроники. Создание конвейерного производства.

Середина XX века. Внедрение широкой автоматизации производства, создание вычислительной техники. Выход в космос.

Конец XX - начало XXI века. Исследования в области био- и нанотехнологий, которые могут привести к очередной революции во многих областях деятельности человека.

Отдельным классом также стоит военная техника, в которую входят все технические устройства и машины, предназначенные для поддержания обороноспособности и ведения боевых действий на суше, в море, в воздухе и в космосе.

Различные технические устройства позволяют значительно повысить эффективность и производительность труда, более рационально использовать природные ресурсы, а также снизить вероятность ошибки человека при выполнении каких-либо сложных операций.

1.1 Способы документирования

Фиксация информации на материальных носителях, как это явствует из определения документа, осуществляется созданным человеком способом. Под способом документирования понимается действие или совокупность действий, которые применяются в процессе записи информации. По мере развития человеческого общества количество этих способов постоянно увеличивалось и становилось все более разнообразным

Исторически первым способом документирования был начертательный способ. Этот способ заключается в нанесении языковых знаков и знаков изображений на поверхность материального носителя, обычно при помощи какого либо красящего вещества. Сначала с использованием простейших пишущих средств (стило, калам) VII-VIв. до Р.Х.

На смену простейшим средствам приходят перья гусиные, утиные, вороновые первые упоминания о них в VIIвеку. Однако уже в Древнем Риме появились перья из бронзы и меди. В 1809 году была запатентована первая ручка изобретателем которой стал Фридерик Фолш из Австрии.

В 1938 Венгерским журналистом Йозефом Ласло Биро была изобретена шариковая ручка, в которой «Вечное перо» было заменено свободно вращающимся шариком. В 1949 году появилась первая советская шариковая ручка. В 1960-1970 годах в процессе усовершенствования чернил для перьевых ручек стали появляться маркеры, рапидографы, фломастеры. Процесс усовершенствования и модификации ручек продолжается. Простейшие орудия письма по-прежнему остаются наиболее распространёнными средствами ручного, текстового и изобразительного документирования. Они отличаются простотой конструкции, надёжностью, разнообразием. Практически все кому приходиться работать с документами пользуются ручными пишущими средствами, однако их использование не обеспечивает высокой производительности в процессе документирования.

Среди разнообразия способов документирования можно выделить:

1. Механическая запись:

1.1. Перфорирование (таким способом создают документы массивы которых (полностью или частично) называют технотронными, машиночитаемыми, аудиовизуальными;

1.2. Аналоговая и механическая звукозапись. Механическая запись звука – это система с помощью которой на движущемся материальном носителе вырезается или выдавливается канавка в соответствии с записываемыми звуковыми колебаниями. Механическая звукозапись представляет собой типичную аналоговую запись информации;

2. Фотохимический способ (фото-документирование);

3. Кинодокументирование;

4. Электронный способ документирования. Электронное документирование.

5. Оптическая (лазерная) и магнитооптическая запись и воспроизведение информации;

6. Голография;

Документирование может осуществляться не только на естественном языке (текстовое документирование), но также и на искусственном языке. В этом случае информация обрабатывается с помощью электронно-вычислительных машин, кодируется, т.е. представляется в той или иной стандартной форме. Причём одни и те же сведения могут быть закодированы в различных формах и, напротив, разные сведения могут быть представлены в похожей форме.

К кодированию информации человек стал прибегать с давних пор. Как справедливо отмечается в литературе, уже письмо и арифметика представляют собой не что иное, как системы кодирования речи и числовой информации. Однако решающий шаг был сделан в результате изобретения так называемого двоичного кодирования, т.е. кодирования информации с помощью всего лишь двух символов – 0 и 1, называемых битами (от англ. bit – binary digit – двоичная цифра). Таким способом стало осуществляться кодирование букв, цифр, других знаков и символов, а также изображения, звука. Именно двоичное кодирование было заложено в конструкцию компьютеров.

В первой четверти 20 столетия были изобретены и широкое распространение в радиотехнике получили электронные лампы.

В результате на рубеже 1930-х – 1940-х годов сразу в нескольких странах мира, в том числе и в СССР, возникла идея создания программно управляемых вычислительных машин. В нашей стране серийное производство ЭВМ было налажено в 1952 г.

С появлением компьютеров началось быстрое развитие автоматизации процессов документирования информации, её передачи, хранения и использования. Всё более широкое распространение получают документы на машинных носителях, т.е. документы, созданные с использованием материальных носителей и способов записи, обеспечивающих обработку документированной информации электронно-вычислительной техникой.

С начала 1960-х годов в Советском Союзе стали действовать первые вычислительные комплексы, предназначенные для автоматизированной обработки управленческой информации. К середине 1980-х годов в стране насчитывалось уже более 6000 автоматизированных систем управления. Это привело к массовому созданию управленческих документов на машинных носителях. В 1982 г. было создано первое в СССР архивохранилище машиночитаемых документов.

С конца 1980-х гг. в нашей стране начинается широкое использование персональных компьютеров. К настоящему времени в большинстве организаций, учреждений, на предприятиях работа с документами осуществляется преимущественно с помощью компьютерной техники. Таким образом, электронные документы прочно вошли в сферу документационного обеспечения управления. Во второй половине 1990-х годов вошёл в употребление и сам термин “электронный документ”.

1.2 Типы и виды документов

Любая сфера человеческой деятельности, так или иначе, связана с документированной информацией, т.е. информацией, содержащейся в документе. Информация, содержащаяся в документе, имеет определенную специфику, выражающуюся в следующем:

а) документ является носителем социальной информации, созданной человеком для использования в обществе;

б) документ предполагает наличие семантической (смысловой) информации, являющейся результатом интеллектуальной деятельности человека. Наличие содержания - один из главных отличительных признаков документа. Бессмысленная информация документом быть не может;

в) информация передается дискретно, т.е. в виде сообщений. Сообщение, зафиксированное на каком-либо материальном носителе, становится документом. Для документа характерна завершенность сообщения. Незавершенное, фрагментарное сообщение не может быть полноценным документом. Исключение составляют незаконченные литературные произведения, эскизы, наброски, черновики, характеризующие творческий процесс их создателя (писателя, ученого, художника);

г) как любой объект, имеющий знаковую природу, сообщение представляет собой закодированный текст. Значение или смысл закодированного текста можно понять, лишь зная знаковую систему кодирования и декодирования информации. Фиксированное сообщение имеет знаковую форму потому, что только в таком виде можно передать в сообщении знания, эмоции, волевые воздействия автора (коммуниканта), предоставляя читателю (реципиенту) возможность декодировать и овладевать соответствующими знаниями. Знаковость - обязательное свойство любого документного сообщения;

Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" определяет понятие документ (документированная информация), как зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Данное понятие чаще всего используется в настоящее время.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая - это документы по общим и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятий. Вторая группа - документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными:

· по месту составления: внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);

· по форме: индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;

· по срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;

· по происхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;

· по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты;

· по средствам фиксации: письменные, графические, фотокинодокументы и т.д.

Рассмотрим виды документов более подробно:

1. Организационно-правовые документы (ОД) являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. Такие документы содержат правила, нормы, положения, определяют статус организации её компетенцию, структуру, штатную численность, должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, её подразделений и работников, их права обязанности и другие аспекты. Организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом – вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом (например общим собранием акционеров, советом директоров и др.)

С точки зрения срока действия ОД относятся к бессрочным они действуют впредь до их отмены или утверждения новых (исключением является штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно). По мере изменения характера деятельности учреждения и организации труда в ОД могут вноситься изменения, для чего руководитель издаёт распорядительный документ (приказ или распоряжение). В случае реорганизации деятельности разрабатываются и утверждаются новые ОД. Порядок внесения изменений и их пересмотра зависит от вида ОД.

Текст большинства ОД состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделённых на пункты и подпункты, нумеруемыми арабскими цифрами. В процессе подготовки ОД обязательно проходят процедуру визирования и согласования со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой, заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации.

К ОД относятся: устав, учредительный договор, положение об организации, положение о структурном подразделении, положение о коллегиальном (совещательном) органе организации, регламент, штатное расписание, инструкция, должностная инструкция.

Организационно-правовые документы оформляются на стандартном листе бумаги (формат А4) или на общем бланке (в зависимости от вида документа), при этом обязательными реквизитами являются следующие: наименование организации (также указывается наименование подразделения, если документ утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.

2. Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы. Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.

С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на:

· правовые акты федерального уровня – акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.);

· правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации - республик, краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также и территориальных образований;

· правовые акты организаций, учреждений, предприятий.

Основанием для издания распорядительного документа может быть:

· необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;

· необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.

Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления.

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:

· документы, издаваемые в условиях коллегиальности;

· документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

3. Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения. Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

На основе резолюции руководителя информационно-справочные документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов.

В состав информационно-справочных документов входят: докладная записка, служебная записка, объяснительная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.

Все эти виды документов могут создаваться в формате электронного документа.

1.3 Разновидности носителей документов

В современном мире информация является ценнейшим ресурсом, сопоставим разве что со временем. Информация выполняет множество задач в жизни общества, обеспечивая коммуникационное воздействие всех его составляющих, фиксируя, сохраняя и передавая полученные и накопленные знания. И все же ключевую роль информация играет именно в управлении. Управленческая информация фиксируется в документах. Документ как носитель информации, является информационным ресурсом управление которым возложено на специалистов-документоведов. Приведём несколько определений понятия Информация:

ИНФОРМАЦИЯ - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления (Данное понятие чаще всего используется в настоящее время).

ИНФОРМАЦИЯ - зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа.

На сегодняшний день в Российской Федерации накоплены огромные запасы информации, сосредоточенной в разнообразных базах и банках данных, на дискетах и CD-ROM, на других носителях информации. Эта информация применяется повсеместно - в библиотеках, информационных центрах, музеях, архивах, образовательных учреждениях и других организациях.

Сама информация не выступает достаточным признаком документа. Материальная составляющая - одно из двух необходимых и обязательных слагаемых документа, без которого он существовать не может. Материальную составляющую документа определяет носитель информации (материальный носитель) - материальный объект, специально созданный человеком и предназначенный для записи, хранения и передачи информации. Существование документа вне материального носителя невозможно.

Носитель информации (информационный носитель) это - любой материальный объект или среда, содержащий (несущий) информацию и могущий достаточно длительное время сохранять её в своей структуре.

Носители информации применяются для записи, хранения, чтения, передачи и распространения информации.

Рассмотрим классификацию носителей информации:

По основному назначению

1. Общего широкого назначения (такие как бумага);

2. Специализированные (только для цифровой записи);

По количеству циклов записи

1. Для однократной записи

2. Для многократной записи

По долговечности

1. Для кратковременного хранения (накопления)

2. Для долговременного хранения

Наиболее массовым типом являются носители на бумажной основе. Большинство современных документов, функционирующих в обществе, выполнены на бумажной основе или заменителях бумаги. Их называют бумажными, т. е. имеющими бумажный носитель.

В этих носителях информация отображается в виде символов и образов. Такая информация отнесена к разряду документированной информации и представляет собой различные виды документов.

К бумажным относятся деловые документы, научно-техническая документация, книги, журналы, газеты, рукописи, карты, ноты, изоиздания, перфоленты, перфокарты и др.

Бумага соответствует многим требованиям: относительно проста в изготовлении, доступна, в меру прочна, достаточно долго хранится и позволяет легко фиксировать информацию. Самое ценное качество бумаги - она позволяет тиражировать информацию. Массовое распространение информации с помощью книгопечатания стало возможным лишь в результате промышленного изготовления бумаги.

Появление искусственных носителей на полимерной основе (шеллак, полихромвинил, полупроводник, биомасса) пополнило видовое разнообразие документов, способных нести звуковую речь, музыку, движущееся и объемное изображение. Были созданы грампластинки, магнитные пленки, фото- и кинопленки, магнитные и оптические диски - материальные носители такой информации, которая не может быть зафиксирована на бумаге.

К полимерно-пленочным документам относятся: кинодокументы (кино-, диа-, видеофильм), фотодокументы (диапозитив, микрофильм, микрокарта, микрофиша), фонодокументы (магнитные фонограммы для записи изображения и звука), документы для использования в ЭВМ (перфоленты).

Группу полимерно-пластиночных документов составляют: гибкий магнитный диск, магнитная карта, гибкая и жесткая грампластинка, оптический диск - как жесткий, так и мягкий.

Передача документированной информации во времени и пространстве непосредственно связана с физическими характеристиками её материального носителя. Документы, будучи массовым общественным продуктом, отличаются сравнительно низкой долговечностью. Во время своего функционирования в оперативной среде и особенно при хранении они подвергаются многочисленным негативным воздействиям, вследствие перепадов температуры, влажности, под влиянием света, биологических процессов и т.д.

Поэтому не случайно проблема долговечности материальных носителей информации во все времена привлекала внимание участников процесса документирования. Уже в древности наблюдается стремление зафиксировать наиболее важную информацию на таких сравнительно долговечных материалах, как камень, металл.

В процессе документирования наблюдалось стремление использовать качественные, стойкие краски, чернила.

Однако, решая проблему долговечности, человек сразу же вынужден был заниматься и другой проблемой, заключавшейся в том, что долговечные носители информации были, как правило, и более дорогостоящими. Поэтому постоянно приходилось искать оптимальное соотношение между долговечностью материального носителя информации и его стоимостью. Эта проблема до сих пор остаётся весьма важной и актуальной.

Рассмотрим запоминающее устройство, как вид носителя информации.

Запоминающее устройство (ЗУ) - носитель информации, предназначенный для записи и хранения данных. В основе работы запоминающего устройства может лежать любой физический эффект, обеспечивающий приведение системы к двум или более устойчивым состояниям. ЗУ можно классифицировать по устойчивости записи на:

· Постоянные ЗУ (ПЗУ), содержание которых не может быть изменено конечным пользователем (например, CD-ROM). ПЗУ в рабочем режиме допускает только считывание информации;

· Записываемые ЗУ (ППЗУ), в которые конечный пользователь может записать информацию только один раз (например, CD-R);

· Многократно перезаписываемые ЗУ (ПППЗУ) (например, CD-RW);

· Оперативные ЗУ (ОЗУ) обеспечивает режим записи, хранения и считывания информации в процессе её обработки. Быстрые, но дорогие ОЗУ (SRAM) строят на триггерах, более медленные, но дешёвые разновидности ОЗУ - динамические ЗУ (DRAM) строят на конденсаторах. В обоих видах ЗУ информация исчезает после отключения от источника тока.

По типу доступа ЗУ делятся на:

· Устройства с последовательным доступом (например, магнитные ленты);

· Устройства с произвольным доступом (RAM) (например, оперативная память);

· Устройства с прямым доступом (например, жесткие магнитные диски);

· Устройства с ассоциативным доступом (специальные устройства, для повышения производительности БД).

По геометрическому построению :

· дисковые (магнитные диски, оптические, магнитооптические);

· ленточные (магнитные ленты, перфоленты);

· барабанные (магнитные барабаны);

· карточные (магнитные карты, перфокарты, флэш-карты, и др.)

· печатные платы (карты DRAM).

По физическому принципу:

1. перфорационные (с отверстиями или вырезами):

Перфокарта;

Перфолента;

2. с магнитной записью:

Ферритовые сердечники;

Магнитные диски (жесткий и гибкий);

Магнитные ленты;

Магнитные карты;

3. оптические:

4. Магнитооптические

5. Использующие накопление электростатического заряда в диэлектриках (конденсаторные ЗУ, запоминающие электроннолучевые трубки);

6. Использующие эффекты в полупроводниках (EEPROM, флэш-память);

7. Звуковые и ультразвуковые (линии задержки);

8. использующие сверхпроводимость (криогенные элементы) и др.

По форме записанной информации выделяют аналоговые и цифровые запоминающие устройства.

Цифровые запоминающие устройства - устройства, предназначенные для записи, хранения и считывания информации, представленной в цифровом коде.

Говоря об электронном документе необходимо учитывать форматы этих документов. Формат электронного документа – это формат файла в котором содержится текстовая и аудиовизуальная информация в закодированном виде. Текстовые форматы используются для создания текстов при помощи текстовых процессоров.

DOCдля просмотра и изменения текста документа

PDFформат отображения документа в идентичном виде

RTFпредназначен для просмотра документов, их редактирования в различных версиях программных продуктов.

2. Современные технические средства используемые для создания и обработки документов

Средства, используемые для создания и обработки документов являются в свою очередь средствами обработки информации, их можно разделить на две большие группы. Это основные и вспомогательные средства.

Вспомогательные средства – это оборудование, обеспечивающее работоспособность основных средств, а также оборудование, облегчающее и делающее управленческий труд комфортнее. К вспомогательным средствам обработки информации относятся средства оргтехники и ремонтно-профилактические средства. Оргтехника представлена весьма широкой номенклатурой средств, от канцелярских товаров, до средств доставления, размножения, хранения, поиска и уничтожения основных данных, средств административно производственной связи и так далее, что делает работу управленца удобной и комфортной.

Основные средства – это орудия труда по автоматизированной обработке информации. Известно, что для управления теми или иными процессами необходима определенная управленческая информация, характеризующая состояния и параметры технологических процессов, количественные, стоимостные и трудовые показатели производства, снабжения, сбыта, финансовой деятельности и т.п. К основным средствам технической обработки относятся: средства регистрации и сбора информации, средства приема и передачи данных, средства подготовки данных, средства ввода, средства обработки информации и средства отображения информации. Ниже, все эти средства рассмотрены подробно.

· Получение первичной информации и регистрация является одним из трудоемких процессов. Поэтому широко применяются устройства для механизированного и автоматизированного измерения, сбора и регистрации данных. Номенклатура этих средств весьма обширна. К ним относят: электронные весы, разнообразные счетчики, табло, расходомеры, кассовые аппараты, машинки для счета банкнот, банкоматы и многое другое. Сюда же относят различные регистраторы производства, предназначенные для оформления и фиксации сведений о хозяйственных операциях на машинных носителях.

· Средства приема и передачи информации. Под передачей информации понимается процесс пересылки данных (сообщений) от одного устройства к другому. Взаимодействующая совокупность объектов, образуемые устройства передачи и обработки данных, называется сетью.Объединяют устройства, предназначенные для передачи и приема информации. Они обеспечивают обмен информацией между местом её возникновения и местом её обработки. Структура средств и методов передачи данных определяется расположением источников информации и средств обработки данных, объемами и временем на передачу данных, типами линий связи и другими факторами. Средства передачи данных представлены абонентскими пунктами (АП), аппаратурой передачи, модемами, мультиплексорами.

· Средства подготовки данных представлены устройствами подготовки информации на машинных носителях, устройства для передачи информации с документов на носители, включающие устройства ЭВМ. Эти устройства могут осуществлять сортировку и корректирование.

· Средства ввода служат для восприятия данных с машинных носителей и ввода информации в компьютерные системы

· Средства обработки информации играют важнейшую роль в комплексе технических средств обработки информации. К средствам обработки можно отнести компьютеры, которые в свою очередь разделим на четыре класса: микро, малые (мини); большие и суперЭВМ. Микро ЭВМ бывают двух видов: универсальные и специализированные. И универсальные и специализированные могут быть как многопользовательскими - мощные ЭВМ, оборудованные несколькими терминалами и функционирующие в режиме разделения времени (серверы), так и однопользовательскими (рабочие станции), которые специализируются на выполнении одного вида работ.

Малые ЭВМ – работают в режиме разделения времени и в многозадачном режиме. Их положительной стороной является надежность и простота в эксплуатации.

Большие ЭВМ – (мейнфермы) характеризуются большим объемом памяти, высокой отказоустойчивостью и производительностью. Также характеризуется высокой надежностью и защитой данных; возможностью подключения большого числа пользователей.

Супер-ЭВМ – это мощные многопроцессорные ЭВМ с быстродействием 40 млрд. операций в секунду.

Сервер - компьютер, выделенный для обработки запросов от всех станций сети и представляющий этим станциям доступ к системным ресурсам и распределяющий эти ресурсы. Универсальный сервер называется - сервер-приложение. Мощные серверы можно отнести к малым и большим ЭВМ. Сейчас лидером являются серверы Маршалл, а также существуют серверы Cray(64 процессора).

· Средства отображения информации используют для вывода результатов вычисления, справочных данных и программ на машинные носители, печать, экран и так далее. К устройствам вывода можно отнести мониторы, принтеры и плоттеры.

Монитор – это устройство, предназначенное для отображения информации, вводимой пользователем с клавиатуры или выводимой компьютером.

Принтер – это устройство вывода на бумажный носитель текстовой и графической информации.

Плоттер – это устройство вывода чертежей и схем больших форматов на бумагу.

2.1 Способы и средства изменения, тиражирования и физической обработки документов

В связи с повсеместным использованием средств изменения, тиражирования и физической обработки документов непосредственно в сфере управления, в различных офисах и организациях, такие средства стали называть «офисная организационная техника» (оргтехника) - технические средства, применяемые для механизации и автоматизации управленческих и инженерно-технических работ.

Средства оргтехники для офиса солидной фирмы могут включать в свой состав, например, такие устройства и оборудование, как персональный компьютер, организационный автомат, пишущие машинки, телефонные и радиотелефонные аппараты, мини-АТС, директорский коммутатор, громкоговорящее телефонное переговорное устройство, пейджинговую систему, телетайп, факсимильный аппарат, копировальный аппарат, ризограф, диктофоны, проекционную аппаратуру, адресовальную машину, маркировальную машину, ламинатор, штемпелевальный аппарат, машину для уничтожения документов, конвертовскрывающую машину, сшиватель документов, картотечное оборудование, стеллажи и шкафы для хранения документов, сейф, тележку, пневмопочту и др.

К оргтехнике в широком смысле можно отнести любые приборы, устройства, технические инструменты и приспособления, машины, мебель и т.п., начиная от карандашей и точилок для них и кончая вычислительными машинами и системами.

В более узком смысле слова под оргтехникой часто понимают лишь технические средства, используемые в делопроизводстве для создания информационных бумажных документов, их копирования, размножения, обработки, хранения, транспортирования, и средства административно-управленческой связи

Опишем некоторые исторические сведения, связанные с появлением оргтехники, и ее «предшественников», а так же расскажем о способах копирования и тиражирования документов.

С целью облегчить и ускорить процесс копирования в начале XIXстолетия стала использоваться копировальная бумага («копирка»). «Устройство для получения копий писем и документов» запатентовал в 1806 году англичанин Р. Веджвуд. В изобретённом им устройстве тонкая бумага пропитывалась синими чернилами, а затем высушивалась между двумя листами промокашки. Полученную таким способом «копирку» можно было подкладывать под лист бумаги при письме и получать его копию. Начавшийся в конце XIXвека массовый выпуск пишущих машин привёл к появлению черной копирки, близкой по качеству к современной. Её использование позволило изготавливать несколько копий документа. Была изобретена полиэтиленовая копирка, позволяющая получать 15-20 четких оттисков одновременно. В настоящее время для пропитки копировальных бумаг, используются примерно те же самые красящие вещества, что и при изготовлении лент для пишущих машин.

Научно-технический прогресс привёл к изобретению в XIX- XXвеках целого ряда оригинальных технологий копирования и тиражирования и соответствующих средств репрографии (от лат re– приставка, указывающая на повторное действие, produce– произвожу и греч. grapho– черчу, пишу, рисую - обобщённое название процессов копирования документов) и оперативной полиграфии. К числу наиболее распространённых в этот период способов копирования относились следующие:

Фотографический – один из давних способов копирования. Он даёт высокое качество, однако является дорогим и длительным по времени, в следствии сложности процесса обработки фотоматериалов. Фотокопирование производится как с помощью обычных фотоаппаратов, так и с использованием специальной фототехники. В частности в конце XXвека в России был изобретен реставрационный архивный фотоаппарат, позволяющий копировать тексты документов, считавшихся ранее невосстановимыми. С его помощью, к примеру, удалось прочесть 18 листов пергамента, обнаруженных при раскопках в кремле ещё в 1843 г.

Разновидностью фотокопирования является микрофотокопирование (микрофильмирование) – изготовление фотографическим способом микроформ, т.е. уменьшенных (от 7 до 150 раз) копий документов. Разновидностью микрокопирования является микрофиширование – запись фотографическим способом информации на плоскую фотографическую плёнку стандартного размера А6 (105*148 мм) уменьшается с помощью оптики в 24 раза и фиксируется на микрофише в виде небольшой ячейки. Всего на стандартном микрофише размещается 98 уменьшенных изображений обычных страниц текста. Однако разработаны технологии, позволяющие размещать на микрофише до 270 изображений страниц.

Имеющаяся в настоящее время аппаратура записи и воспроизведения информации с помощью микрофиш позволяет осуществить съемки печатного текста на микрофишу с производительностью 1500-2000 документов в час (15 микрофиш). Необходимо отметить, что чтение микрофиш возможно только с помощью увеличительной аппаратуры.

Диазографический метод (светокопирование) используется обычно при копировании большеформатной чертежно-технической документации на специальную светочувствительную (к ультрафиолетовым лучам) диазобумагу, впервые такие копии были получены в Великобритании в 1842 году.

Термографическое копирование (термография) осуществляется с помощью термокопировальных аппаратов на специальную термореактивную бумагу, либо через термокопировальную бумагу на обычную бумагу. В основе лежит принцип облучения бумаги интенсивным потоком тепловых инфракрасных лучей, осуществляющих местный нагрев, который затем передается термореактивной бумаге;

Электрографическое копирование (ксерография) впервые было предложено Россиянином Е.Е. Гориным в 1916 году. В настоящее время является наиболее распространенным. Этот метод позволяет быстро, качественно и сравнительно экономично копировать необходимые документы. Причем в процессе копирования возможно масштабирование и редактирование документов.

Цифровое электрографическое копирование (цифровое копирование). Цифровой копировальный аппарат позволяет копировать не только быстро и качественно но и получать копии, лучше оригинала. Однако в процессе управления очень часто необходимо размножать документы тиражом 50-100 и более экземпляров. Начиная с 1980-х гг., приходит электронотрафаретная печать (ризография), как наиболее перспективный способ оперативной полиграфии. Она осуществляется с помощью цифровых множительных аппаратов – ризографов, а так же дупликаторов. Они позволяют осуществлять тиражирование непосредственно с компьютера со скоростью до 130 оттисков в минуту.

Для массового размножения документов используются различные полиграфические способы печати, самыми совершенными из них являются высокая и глубокая печать, используемая для массового тиражирования книг, брошюр и другой печатной продукции. Необходимость, на сегодняшний день владеть информацией, быть в курсе всех дел, новинок заставляет человека изобретать более новые технологии, позволяющее размножать, тиражировать, обрабатывать документируемую информацию. Вся эта организационная техника составляет материальную базу прогрессивных систем управления. Слабое использование оргтехники в управлении приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого персонала, к недопустимым задержкам при решении оперативных вопросов, а часто и к неверным их решениям ввиду отсутствия необходимой информации, и к другим отрицательным последствиям.

2.2 Средства телекоммуникаций

документ документирование телекоммуникация информация

Локальная вычислительная сеть (ЛВС, локальная сеть; англ. Local Area Network, LAN) - компьютерная сеть, покрывающая обычно относительно небольшую территорию или небольшую группу зданий (дом, офис, фирму, институт). Также существуют локальные сети, узлы которых разнесены географически на расстояния более 12 500 км (космические станции и орбитальные центры). Несмотря на такие расстояния, подобные сети всё равно относят к локальным.

Чаще всего термин «Локальные сети» LANпонимается буквально, то есть это такая сеть, которая имеет небольшие локальные размеры и соединяет близко расположенные компьютеры, но с другой стороны некоторые LAN, как сеть соединяет небольшое количество компьютеров, но предельные возможности современных локальных сетей позволяет соединять десятки тысяч компьютеров. Некоторые авторы определяют LANкак систему для непосредственного соединения многих компьютеров, при этом подразумевается, что информация от компьютера к компьютеру передается без каких либо посредников и по единой среде.

Наиболее точно определить LANможно, как сеть, которая позволяет пользователю не замечать связи, по сути компьютеры объединённые LANобразуют единый виртуальный компьютер. Ресурсы которого доступны всем пользователям сети, от сюда следует, что скорость передачи по локальной сети должна расти по мере роста производительности ПК, на данный момент минимальная скорость LANсчитается 100 мегабит в секунду. Так же необходим низкий уровень ошибок при передаче информации и возможность сети устойчиво работать при максимальных нагрузках. Не редко еще выделяют один класс сетей: городские или региональные сети MAN(Metropolitanareanetwork) по характерам такие сети ближе к глобальным, однако внутренняя структура больше напоминает локальную сеть.

Наряду со всеми применяемыми сетями имеется рад недостатков:

1. Сеть требует дополнительных иногда значимых материальных затрат на покупку оборудования, программного обеспечения, прокладку соединительных кабелей, обучение персонала.

2. Сеть требует приема на работу администратора сети, который занимается контролем работы сети, ее модернизацией, управляя доступом к ресурсам. Для больших сетей требуется бригада администраторов.

3. Сеть ограничивает возможность перемещения компьютеров, так как в этих случае требуется перекладка кабеля.

4. Сеть представляет собой прекрасную среду для распространения вирусов, из чего следуют дополнительные финансовые затраты на антивирусные программы.

5. Сеть, резко повышает возможность несанкционированного доступа к информации, информационная защита требует проведения комплекса организационных и технических мероприятий.

Приведем Основные понятия теории сети

1. Абонент (узел, хост, станция) – устройство подключенное к сети и активно участвующее в информационном обмене. Чаще всего абонентом является персональный компьютер (ПК). Так же может сетевой принтер или любое другое периферийное устройство.

2. Сервер – абонент, который предоставляет свои ресурсы другим абонентам, но сам не использует их. Таким образом, он обслуживает сеть.

Серверов в сети может быть несколько, совсем необязательно, что сервер, это самый мощный компьютер. Серверы бывают выделенные и не выделенные. Выделенный сервер – занимается только сетевыми заданиями. Не выделенный – выполняет так же другие задания.

3. Клиент – абонент сети, который только использует сетевые ресурсы, но сам не предоставляет их.

4. Компьютер-клиент, так же называют рабочей станцией.

Каждый компьютер может одновременно быть и сервером и клиентом. Под сервером и клиентом часто понимается не сами компьютеры, а работающие на них программные приложения. В этом случае приложения, которые отдают ресурсы серверу, а приложение потребляющее ресурсы – клиентам.

2.3Мобильная связь

Для передачи информации используются не только локальные сети, но и мобильная связь.

В настоящее время использование мобильной связи является необъемлемой частью повседневной жизни. Рассмотрим основные стандарты мобильной связи:

GSM (Global System for Mobile Communications - всемирная система мобильной связи) - наиболее распространенный стандарт мобильной связи в мире (82% мобильных абонентов в 212 странах мира). Большинство сетей GSМ работают на частотах 900 и 1800 МНz, в некоторых американских странах используются частоты 850 и 1900 МНz. В чистом виде канал используется для предоставления голосовых услуг, поскольку скорость передачи данных составляет всего 13 Кбит/с - этого достаточно лишь для передачи голоса (который предварительно обрабатывается кодеками), отправки текстовых сообщений и обмена служебной информацией.

GPRS (General Packet Radio Service - радиоканал пакетной передачи данных) - технологическая надстройка над GSM-сетью, позволяющая передавать данные на скорости до 120 Кбит/с (класс 32, когда одновременно используется 6 каналов). Преимущество в том, что передаваемые данные, как в случае с GSМ, не занимают весь канал, а используют лишь его часть, которая выделяется определенной частотой. Под каждый канал резервируется 20 Кбит/с. Впрочем, количество отводимых каналов определяется не только телефоном, но и базовой станцией, которая при установлении соединения выделяет определенное количество каналов для передачи данных, в зависимости от загруженности. Средняя скорость составляет примерно 50-60 Кбит/с.

EDGE (Enhanced Data Rates for GSM Evolution - расширенный канал передачи данных, развитие GSМ) - специально разработанная технология для увеличения скорости передачи данных и повышения надежности соединения. Вторым названием ЕDGЕ является E-GPRS (Enhanced GPRS - продвинутый GРRS). Принимая во внимание то, что технология по скорости еще больше приближается и сети второго поколения к возможностям 3G-сетей, принято относить ЕDGE к сетям 2,75-поколения. При использовании EDGЕ теоретически максимально возможная скорость передачи данных составляет 473,6 Кбит/с (одновременно используется 8 наиболее скоростных каналов 59,2 Кбит/с), на практике же скорость, как правило, в 2-3 раза ниже (зависит от количества используемых каналов и их скорости). В среднем, эффективная скорость работы составляет 180 Кбит/с.

UMTS (Universal Mobile Telecommunications System - универсальная мобильная телекоммуникационная система) формат связи третьего поколения, являющимся развитием GSМ с использованием принципов частотного и кодового разделения каналов. Теоретически максимально возможная скорость передачи данных в сети UМТS составляет 14 Мбит/с. Пока же на практике абонентам приходится довольствоваться скоростями от 384 Кбит/с до 3,6/ Мбит/с (при использовании HSDPA, High Speed Download Packet Access, специальная технология для высокоскоростной загрузки данных). Главной особенностью таких сетей является возможность осуществления видеозвонков. В Европе сети UМТS, как правило, используют частоты 2100 МНz для загрузки и 1900 МНz для отправки данных. В Америке, в зависимости от оператора, применяются другие частоты - например, 1700 МНz.

CDMA (Code Division Multiple Access - технология множественного доступа с кодовым разделением каналов) - альтернативный GSМ стандарт связи. Скорость передачи данных сдесь почти такая же - 14 Кбит/с. Отличительной особенностью является то, что на одной частоте могут работать несколько устройств, каждому из которых присваивается свой уникальный номер. Стандарт СDМА используют около 15% абонентов мобильной связи в мире. Этот стандарт связи был разработан компанией Qualcomm, и используется преимущественно в странах Америки и Азии. Для работы стандарта СDMA используются частоты 800 и 1900 МНz.

CDMA2000 1x - развитие стандарта СDМА, является промежуточным звеном между сетями второго и третьего поколений формата СDМА. Пиковая скорость составляет 144 Кбит/с. К используемым частотам относятся 450, 700, 800, 900, 1700, 1800, 1900 и 2100 МНz.

CDMA Ev-DO (Evolution Data Optimized - оптимизированная эволюционная передача данных) телекоммуникационный стандарт радиопередачи данных, чаще всего используется для широкополосного скоростного доступа к сети Интернет. Существует несколько модификаций стандарта: Базовый - Revision 0 - который обеспечивает скорость передачи данных 2,4 Мбит/с, но при этом скорость загрузки существенно превосходит скорость отправки данных в сеть; Продвинутый - Revision A - обеспечивает скорость 3,1 Мбит/с и одинаковую скорость приема и передачи данных, что позволяет осуществлять двусторонние видеозвонки; Теоретический - Rеvision B - обеспечивает скорость передачи данных 14,7 Мбит/с (3 канала по 4,9 Мбит/с).

2.4 Факсимильная связь

Принцип работы современных телефаксов

Телефакс представляет собой электромеханическое устройство, состоящее из сканера, модема, принтера, мотора и шестерней. Мотор и шестерни отвечают за нормальную подачу бумаги в сканер и принтер. Сканер считывает изображение документа, оцифровывает его и передает информацию в модем. Модем преобразует цифровые сигналы в последовательность модулированных сигналов и обеспечивает их передачу на другой факсимильный аппарат через обычную телефонную линию. Модем принимающего телефакса преобразует данную последовательность обратно в цифровую и передает ее на принтер. Принтер распечатывает изображение на специальной термобумаге в соответствии с полученной информацией.

Недостатки телефаксов

Подверженность значительному механическому износу. При частом использовании сканер телефакса забивается пылью и грязью, попадающим со считываемых документов. Пластиковые шестерни изнашиваются. Все это приводит к перекосам и неравномерной подаче как считываемых документов в сканер, так и термобумаги в принтер. Таким образом, качество передаваемых и принимаемых документов значительно ухудшается.

Невозможность автоматизированной работы. По обычному телефаксу сложно отправлять документы большому числу адресатов. Секретарь вынужден вручную набирать номера, перезванивать в случае занятости адресата или при неудавшейся передаче.

Неэффективное использование дорогой термобумаги. Большинство факсимильных аппаратов распечатывает все получаемые сообщения (в том числе и не несущие никакой полезной информации) на специальной дорогой термобумаге. Кроме высокой цены, у этой бумаги есть еще один существенный недостаток - изображение на ней неизбежно выцветает со временем. Таким образом, все важные сообщения необходимо копировать для хранения.

Новая аппаратура факсимильной связи

Объем информации, передаваемой по обычным телефонным линиям, постоянно увеличивается. В первую очередь это касается факсимильных сообщений. Поэтому сегодня многие пользователи заинтересованы в приобретении не простых автономных телефаксов, выполняющих строго определенные функции, а более совершенных систем, которые позволяют автоматизировать процесс приема, обработки и рассылки факсимильных сообщений и исключить отмеченные недостатки.

Идея использовать для создания таких интегрированных систем персональный компьютер впервые была реализована в 1985 г., когда фирма GammaLink выпустила первую компьютерную факсимильную плату. Это позволило подключить телефонную линию непосредственно к компьютеру и превратить его в мощный и многофункциональный телефакс. Сегодня компьютерные факсимильные платы выпускает огромное количество производителей. Их продукция, различающаяся по некоторым функциональным возможностям, служит одной цели - автоматизации процесса передачи, приема и распределения факсимильных сообщений, обмен которыми происходит по обычным телефонным линиям.

Компьютерно-телефонные факсимильные платы являются неотъемлемой частью индустрии компьютерной телефонии (КТ). Их стоимость может варьироваться от 50 дол. (за обычные низкоскоростные факс-модемные платы, чьи возможности и характеристики, как правило, оставляют желать лучшего) до 5000-7000 дол. (за специальные факсимильные платы, при создании которых использованы новейшие достижения и которые способны передавать разную информацию со скоростью 14 400 бит/с одновременно по 12 телефонным линиям. Системы, строящиеся на базе ПК с применением таких плат, обладают рядом существенных преимуществ перед обычными факсимильными аппаратами.

Удобство использования. Интеграция ПК с телефонной сетью и наделение его возможностями телефакса позволяет пользователям получать, обрабатывать и отправлять факсимильные сообщения, не отрываясь от своих компьютеров.

Эффективное использование телефонных линий. Факсимильная система, строящаяся на базе ПК, обеспечивает эффективный обмен информацией по малому числу телефонных линий, заменяя собой множество автономных телефаксов, для каждого из которых требуется отдельная линия.

Высокое качество передаваемого изображения. Любой документ текстового или графического редактора может быть передан в виде факсимильного сообщения высокого качества. Для этого с помощью специального программного обеспечения он преобразуется в формат, используемый факсимильной платой для передачи сообщений. Таким образом, гарантируется высокое качество изображения, поскольку документ не может быть "испорчен" ни низким качеством печати принтера, ни загрязнением сканера телефакса, ни неполадками в механизме подачи бумаги.

Сохранение конфиденциальности принимаемых сообщений. В отличие от обычных телефаксов, распечатывающих все поступающие сообщения на едином рулоне бумаги, системы КТ принимают и сохраняют их в персональных директориях пользователей, доступ к которым ограничивается паролем. Таким образом, полностью исключается просмотр важных документов посторонними людьми.

Кроме того, применение ПК для управления работой факсимильных карт позволяет реализовывать множество полезных и удобных алгоритмов - приложений КТ. Многие из них предоставляют возможность полностью автоматизировать процесс обмена факсимильными сообщениями. К таким приложениям КТ, получившим наиболее широкое распространение, относятся ФАКС-СЕРВЕР, ФАКС ПО ЗАПРОСУ И ФАКС-РАССЫЛКА. Применение факс-сервера сводит к минимуму временные и материальные затраты при приеме и передаче факсимильных сообщений. Факс по запросу позволяет автоматизировать процесс предоставления абонентам часто запрашиваемых документов. Факс-рассылка значительно упрощает работу персонала при рассылке большого количества разных документов большому числу адресатов.

2.5 Модемная связь

Без модема немыслима система электронных коммуникаций. Это устройство позволяет включиться в увлекательный, а сегодня, используя последние изобретения мира телекоммуникаций, уже и просто жизненно необходимый, мир информационных потоков, электронных баз данных, электронной почты, электронных справочников, электронных досок объявлений и многого другого. Возможности получения и обмена информацией с помощью модемов уже сегодня трудно переоценить, а то, что ждет нас завтра, мы не можем себе даже вообразить. Электронное письмо, посланное по электронной почте в любую точку земного шара, дойдет до адресата меньше, чем за два часа. Мы можем поместить какое-либо объявление или рекламу в систему телеконференции вашей сети электронной почты и эту информацию через сутки узнает весь мир. Посредством модема можно, например, из Москвы подключиться напрямую к серверу в Нью-Йорке и работать с информационными базами данных, которые он содержит. Наконец, мы можем послать факс. Уже сегодня ни одна солидная брокерская контора не может обойтись без оперативного получения и передачи информации с использованием компьютерных каналов связи и, как следствие, модемов.

Поясним, что же такое модем, и как он работает. Когда компьютер используется для обмена информацией по телефонной сети, необходимо устройство, которое может принять сигнал из телефонной сети и преобразовать его в цифровую информацию. На выходе этого устройства информация подвергается МОдуляции, а на входе ДЕМодуляции, отсюда и название МОДЕМ. Назначение модема заключается в замене сигнала, поступающего из компьютера (сочетание нулей и единиц), электрическим сигналом с частотой, соответствующей рабочему диапазону телефонной линии. Акустический канал этой линии модем разделяет на полосы низкой и высокой частоты. Полоса низкой частоты применяется для передачи данных, а полоса высокой частоты - для приема. Используется много способов кодировки информации, наиболее известными из которых являются метод FSK (Frequency SНift Keying) для скорости передачи до 300 бод (бод - единица скорости передачи информации, равная 1 бит/с) и метод РSK (РНase SНift Keying) для более быстрых модемов, скоростью передачи до 2400 бод.

FSK использует четыре выделенные частоты. При передаче информации сигнал частотой 1070 Гц интерпретируется как логический нуль, а сигнал частотой 1270 Гц - как логическая единица. При приеме нуль соответствует сигналу 2025 Гц, а единица 2225 Гц.

РSK использует две частоты: для передачи данных 2400 Гц, для приема - 1200 Гц. Данные передаются по два бита, при этом кодировка осуществляется посредством сдвига фазы сигнала. Используются следующие сдвиги фазы для кодировки: 0 градусов для сочетания битов 00,90 градусов для 01,180 градусов для 10,270 градусов для 11.

Существуют также и другие виды модуляции (DРSK, QAM, TCM) . Модем выполняется либо в виде внешнего устройства, которое одним выходом подсоединяется к телефонной линии, а другим к стандартному COM-порту компьютера (разъем RS232 по рекомендациям CCITT V. 24) , либо в виде обыкновенной печатной платы, которая устанавливается на общую шину компьютера. Внутренние варианты модемов могут быть приспособленны как к обычной ISA, так и к РCI шинам.

Рассмотрим некоторые стандарты работы модемов.

Наибольшее распространение получили так называемые НAYES-совместимые модемы, по имени фирмы-производителя одного из первых модемов. Такие модемы используют AT-команды (от английского слова ATtention) , совместимые с Нayes Smartmodem. Кроме стандартного для всех Нayes-совместимых модемов набора команд каждый производитель в отдельности предлагает пользователю широкий спектр специфических команд, имеющих силу лишь в моделях этой фирмы (например, USRobotics, Rockwell, ZyXEL и т.д.)

Кроме совместимости по набору команд модем должен соответствовать какому-либо стандарту передачи информации по телефонным линиям. Такими стандартами являются рекомендации МККТТ (международный консультативный комитет по телеграфии и телефонии, фран. CCITT (Comite Consultatie International TelegraрНique et TeleрНonique).

Модемы, соответствующие стандартам для скорости до 2400 бод, могут свободно обмениваться информацией. Следует отметить, что рекомендация CCITT V. 32 не является стандартом в полном смысле этого слова, поскольку практически каждый крупный производитель модемов скорости выше 2400 бод имеет привычку дополнительного приложения одного или нескольких специфических протоколов передачи данных. Их использование возможно только при связи аналогичных модемов, причем при этом достигается, как правило, более высокая скорость передачи, помехоустойчивость и быстрота соединения.

Наиболее распространенным и дешевым (почему и пользующимся успехом в предпочтении пользователей) является протокол НST (НigН Sрeed Transfer), разработанный фирмой USRobotics еще в конце 80-х годов. Существуют разновидности этого протокола: Н96, Н14, Н16, Н19, Н21, Н28, различие которых состоит лишь в скорости передачи информации, которая соответственно составляет 9600,14400,16800,19200,21600 и 28800 бод. Благодаря дешевизне, широким возможностям модернизации и высоким помехоустойчивости и скоростным данным протокола НST пользователи предпочитают приобретать широко известные модели USRobotics, такие как Sрortster, Worldрort, Courier.

Широкое распространение получили также модемы фирмы ZyXEL, обладающие специфическим протоколом ZYX, дающим возможность передачи данных со скоростью 19200 бод полным дуплексом. Большую популярность модемы ZyXEL приобрели в начале 90-х годов исключительно из-за недоступности для отечественного покупателя других марок модемов. Главный их недостаток - высокая цена, отпугивает широкий круг потребителей. Но, несмотря на это, банковские структуры и государственные учреждения, исходя из сложившейся традиции, предпочитают модемы именно этой фирмы.

Менее распространены, весьма дорогие, но обладающие сильным и устойчивым сигналом, способным игнорировать даже защитные фильтры, ставящиеся на АТС во избежание бесплатного пользования модемами. Это модемы фирмы Telebit марки TrailBlazer и знаменитый протокол РEР (Рacket Ensemble Рrotocol) Практически все высокоскоростные модемы совместимы с менее быстрыми стандартами.

Заключение

Прогрессивное развитие средств информационных технологий, позволяет внедрять в делопроизводство элементы «безбумажной» технологии, информационный обмен осуществляется с помощью электронных коммуникационных средств, хранение и обработка информации – с помощью персональных компьютеров и периферийных средств, копирование и тиражирование офисной документации с помощью современного копировального оборудования.

Сейчас, в условиях многократно возрастающих каждый год информационных потоков, уже практически невозможно вообразить четкое взаимодействие банковских структур, торговых и посреднических фирм, государственных учреждений и других организаций без современной вычислительной техники и компьютерных сетей. В противном случае пришлось бы содержать гигантский штат обработчиков бумажных документов и курьеров, причем надежность и быстрота функционирования такой системы все равно была бы значительно ниже предоставляемой модемной связью и компьютерными сетями. А ведь каждая минута задержки в пересылке важных информационных сообщений может вылиться в весьма ощутимые денежные потери и имидживые крахи.

В настоящей курсовой работе мы рассмотрели современные технические средства, используемые при создании и обработке документа, изучили способы документирования информации, классифицировали типы и виды документов, рассмотрели разновидности носителей документов, описали некоторые способы тиражирования документов, а так же выявили особенности применения средств телекоммуникаций.

Таким образом, цель изучения особенностей использования современных технических средств обработки документов в делопроизводстве, достигнута.

Список источников и использованной литературы

Источники

1. Антонова П. Сеть RELCOM и электронная почта. - М.: Демос, 1991.

2. Вильховченко С.Д., Модемы (выбор, установка, настройка), М.: ABF, 1997.

3. Гаврилов А. А. Работаем с модемом. - М.: МП "Малип", 1992.

4. Гасов В.М. «Технические средства ввода-вывода графической информации» (серия в семи книгах «Организация взаимодействия человека с техническими средствами АСУ» под редакцией В. Н. Четверикова)

5. Гурин Н.И. «Работа на персональном компьютере»

6. Джоунс Р. Теория передачи данных. - М.: Наука и техника, 1993.

7. Соломенчук В.Г.,Аппаратные средства персональных компьютеров. BHV-Санкт-Петербург, 2003.

8. Под. ред. У. Томпкинса и Дж. Уэбстера. Сопряжение датчиков и устройств ввода данных с компьютерами IBM РC. - М.: Мир, 1992.

9. Справочник "Компьютерные сети России. Услуги международной связи". - М.: ТОО "ЭЛИС. ЛТД", 1992.

10. Фищенко Л.П. "Внутренние PCI модемы"

11. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28.

12. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов. – Введ. 3.03.2003. – М: Издательство стандартов, 2003.

13. Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

14. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», утвержденный и введенный в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12.03.07 № 28-ст.

15. Документооборот 2010. Храмцова Н.А. : http://www.delo-press.ru/magazines/documents/issue/2009/12/11315/.

16. Документирование с применением электронно-вычислительной техники.- http://aleho.narod.ru/document/48.htm, 10.08.10

17. Консалтинговая группа «Термика», Энциклопедия делопроизводства: http://www.termika.ru/dou/enc/,25.08.10

18. Репина С.О., «Электронное гиперссылочное пособие»: http://cde.osu.ru/demoversion/course123/0.html, 01.09.10

19. Свободная энциклопедия: http://ru.wikipedia.org/wiki/

20. Стандарты мобильной связи: http://promobil.kiev.ua/faq/2404-mobile-communication.html, 01.09.10

21. Принцип работы современных телефаксов: http://kunegin.narod.ru/ref3/fax4/01.htm, 05.10.10

Литература:

22. Гедрович Ф.А. Цифровые документы: проблемы обеспечения сохранности // Вестник архивиста. № 1. 2004.

23. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учебное пособие для студентов экономических вузов и колледжей М.И. Басаков – 2-е изд., перераб. и доп. // Серия «Учебник и учебное пособие» - Ростов н/Д

24. Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспеченья управления): Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.:ЮНИТИ-ДАНА, 2001 – 359 с.

25. Делопроизводство: Учебник / Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.:МЦФЭР, 2006.

26. Документоведение: Учебник. Н.Н. Кушнаренко – 7-е изд., стер. – К.: Знания, 2006. – 459 с. – (Высшее образование XXIвека).

27. Документоведение:Учебное пособие. Н.С. Ларьков

28. Документирование управленческой деятельности: курс лекций / И.Н. Мигель. – М.: Флинта: МПСИ, 2006. – 200с.

29. Кадры предприятия №10 / 2002 «О культуре работы с документами, которую мы потеряли»

30. Организация работы с документами: Учебник /Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. – 592 с.

31. Работаем с модемом. Гаврилов А.А., М.:МП «МАЛИП», 1992.

32. Седова О.Л., Размножаем документы. Журнал «Секретарское дело», №1, 1999.

33. Секретарское дело. Учебно-практическое пособие/В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.; под ред. И.К. Корнеева. – М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2005. – 608 С.

34. Современное делопроизводство. Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. – 2-е изд. – Спб.: Питер, 2006. – 272 с.: ил. – (Серия «Современное делопроизводство»)

35. Современные технологии делопроизводства и документооборота. Журнал№0, 2010.

36. Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству. – «Юстицинформ», 2005.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru

управленческий консалтинг информация запас

Введение

1.1 Автоматизация технологических процессов

1.3Автоматизированные системы управления предприятиями

2.1 Роль управленческого консалтинга в повышении эффективности организации производства

2.2 Типы и характеристики систем управления ресурсами (ERP-систем

3.3 Издержки создания запасов

Заключение

Введение

Информационные технологии в обществе играет важную роль, чем материальные ресурсы. Владея информацией, кому, когда и где реализовать товар, расценивается не меньше, чем собственно сам товар. Поэтому главная роль отводиться к способу обработки информации. При появлении всё более совершенных компьютеров, новых удобных программ, современных способов хранения, передачи и защиты информации.

Благодаря информационным технологиям можно совершить скачек в организации промышленности, рынка и науки, но и определять новые самоценные области в сфере производства: телекоммуникаций, вычислительной техники. В связи с появлением ЭВМ, на предприятиях стали сформировываться новые профессии.

По вычислительной технике 60-70е годы доминировали специалисты инженеры-электроники и программисты, они создавали новые средства вычислительной техники и новые пакеты прикладных программ, то сегодня интенсивно расширяется категория пользователей ЭВМ - представителей самых разных областей знаний, не являющихся специалистами по компьютерам в узком смысле, но умеющих использовать их для решения своих специфических задач.

Пользователь ЭВМ знает общие принципы организации информационных процессов в компьютерной среде, умеет выбирать нужные ему информационные системы и технические средства и быстро осваивает их применительно к своей предметной области.

Если заглянуть глубоко в историю, то мы узнаем, что создателем первой Автоматизированной системы управления в СССР является доктор экономических наук, профессор, член - корреспондент Национальной академии наук Белоруссии, основоположник научной школы стратегического планирования Ведута Николай Иванович. С 1962 года по 1967 год Ведута Н. И. занимает должность директора Центрального научно-исследовательского института технического управления (ЦНИИТУ), являясь также членом коллегии Министерства приборостроения СССР, он руководит внедрением первых в стране автоматизированных систем управления производством на машиностроительных предприятиях. А так же вёл борьбу против идеологических РR-акций по внедрению дорогостоящих ЭВМ, вместо создания настоящих АСУ для повышения эффективности управления производством.

Задача Автоматизированной системы управления заключается в повышении эффективности управления объектом на основе роста производительности труда и совершенствования методов планирования процесса управления.

По мнению специалистов, управлять предприятием при помощи Автоматизированной системы управления ведет к увеличению роста конкурентоспособности. Только благодаря Автоматизированной системы управления сотрудник предприятия экономит около 60% времени для того чтобы найти нужную информацию связанную с составлением документарных задач, выполнения отчётов, учёт персонала, а так же производить расчёт заработной платы (предусматривая должность, льготы, командировочные, больничные и так далее).

В прошлом информация считалась сферой бюрократической работы и ограниченным инструментом для принятия решений. Сегодня информацию рассматривают как один из основных ресурсов развития общества, а информационные системы и технологии как средство повышения производительности и эффективности работы людей.

С появлением компьютеров и средств связи, стали появляться различные вариации: «компьютерные информационные технологии», «информационные и коммуникативные технологии» и другие. Информационные технология - это интеграция в сфере ПВМ, электроники и средств связи. Они обладают свойствами полезными для руководителей, бухгалтеров, экономистов, менеджеров, так как с помощью их можно беспрепятственно преодолевать пропасть между экономикой и математикой, самый эффективный носитель метода решения экономических задач, способствует согласованию экономических процедур с международными требованиями, позволяет подключиться к единому информационному пространству - экономическому и образовательному.

Время не стоит на месте. С каждым днём появляются новинки в мире информационных технологий. В 2014 году компания Leatherman Tool Grouр, разработала набор инструментов, который можно носить на запястье руки. В январе 2015 года на выставке CES-2015 компаниями Avegant и Vuzix, были представлены беспроводные очки виртуальной реальности The Avegant Glyрh. Благодаря телескопу VISTA в обсерватории Рarnal ученые сделали огромную фотографию 89 миллионов звезд галактики Млечный путь. AR - гарнитура позволяющая видеть 3D голограммы в вашей помещении.

Все эти разработки - это уверенный взгляд в наше недалекое будущее. Целью курсовой работы будет изучение темы «Современные технические средства и методы обработки информации в организации и управлении предприятием».

1. Автоматизированные системы управления производством

1.1Автоматизация технологических процессов

Автоматизация технологического процесса (АТП)- совокупность методов и средств, предназначенная для реализации системы или систем, позволяющих осуществлять управление самим технологическим процессом, в котором человек не принимает участие, либо человек имеет права принять наиболее ответственное решение.

В процессе внедрения современных методов и средств автоматизации решаются задачи автоматизации технологического процесса, что приводит к созданию АСУ ТП. Основа автоматизации технологических процессов - это перераспределение энергетических, материальных и информационных потоков в соответствии с принятым критерием управления (оптимальности).

Основными целями автоматизации технологического процесса заключается в повышение эффективности производственного процесса, экологичности, экономичности, безопасности.

Для достижения цели и её решения используются следующие задачи автоматизации технологического процесса:

Как улучшить качество регулирования, повысить коэффициент готовности оборудования, улучшить эргономику труда операторов процесса, обеспечить достоверную информацию о материальных компонентах, а так же сохранность информации о ходе технологического процесса и аварийных ситуациях.

Для решения задач АТП используются: внедрения современных методов автоматизации и современных средств автоматизации.

Автоматизация технологических процессов (АТП) в рамках одного производственного процесса позволяет организовать основу для внедрения систем управления производством и систем управления предприятием.

В связи с различностью подходов различают автоматизацию следующих технологических процессов:

а) Автоматизация непрерывного технологического процесса.-. при полном совмещении вспомогательных переходов к основным, машины дискретного действия превращаются в технологические автоматы непрерывного действия, реализующие второй вид технологических процессов. При этом обработка или сборка осуществляются в течение определенного интервал времени без периодической остановки оборудования для выполнения вспомогательных переходов установки заготовок и съема деталей (изделий). А так же по непрерывному технологическому процессу могут осуществляться: волочение проволоки или прутков; конвейерное протягивание наружных поверхностей; нарезание резьбы гаечным метчикам; пескоструйная или дробеструйная очистка заготовок от окалины; навивка безоправной спиральной пружины; лужение, травление, эмалирование проводов; торцовое фрезерование плоскостей деталей на карусельно-фрезерных станках; бесцентровое шлифование; и так далее.

б) Дискретный технологический процесс - выполняется на станках - автоматах и полуавтоматах дискретного действия, характеризующихся строгой цикличностью выполняемых операций (или переходов). В данном вид обязательно наличие вспомогательного не перекрываемого времени в структуре циклового (операционного) времени на обработку. Затрачивается время на выполнение вспомогательных переходов загрузки-выгрузки, холостого перемещения рабочих органов, деления, смены позиций и так далее в дискретных автоматических машинах не совмещены полностью со временем выполнения основных переходов. Таким образом, цикловая производительность дискретных технологических машин составляет

в) Автоматизация роторных технологических процессов. Процесс осуществляется на автоматическом технологическом оборудовании роторного или роторно-конвейерного типа. Главная особенность таких машин является взаимодействие заготовки и инструмента в процессе непрерывного транспортного перемещения в пространстве с одинаковой скоростью по радиусным траекториям (в роторно-конвейерных линиях по радиусным и линейным траекториям - рис. 1.7).

В многопереходных (многопозиционных) роторных линиях заготовка последовательно автоматически передается с одного инструментального ротора на другой с помощью транспортных роторов или цепного непрерывного конвейера. Производительность роторной автоматической линии определяется более высокой транспортной скоростью движения заготовки VТР

Роторные технологические процессы, обладая очень высокой производительностью, обеспечивают меньшую точность обработки, чем непрерывные и тем более дискретные процессы.

1.2 Автоматизация управления технологическими процессами

Автоматизация - одно из направлений научно-технического прогресса, применение саморегулирующих технических средств, экономико-математических методов и систем управления, освобождающих человека от участия в процессах получения, преобразования, передачи и использования энергии, материалов или информации, существенно уменьшающих степень этого участия или трудоёмкость выполняемых операций. Требует дополнительного применения датчиков, устройств ввода, устройств вывода, управляющих устройств, исполнительных устройств, использующих электронную технику и методы вычислений, иногда копирующие нервные и мыслительные функции человека. Наряду с термином автоматический, используется понятие автоматизированный, подчеркивающий относительно большую степень участия человека в процессе.

Автоматизируются: производственные процессы; проектирование; организация, планирование и управление; научные исследования; бизнес-процессы.

Цель автоматизации - повышение производительности труда, устранение человека от производств, улучшение качества продукции, оптимизация управления, опасных для здоровья, повышение надежности и точности производства, увеличение конвертируемости и уменьшение времени обработки данных.

Автоматизация, за исключением простейших случаев, требует комплексного, системного подхода к решению задачи, поэтому решения стоящих перед автоматизацией задач обычно называются системами, например: система автоматического управления (САУ); система автоматизации проектных работ (САПР); автоматизированная система управления технологическим процессом (АСУ ТП). На каждом предприятии есть отделы АСУТП, а в должностной инструкции описаны обязанности руководителя и работников, для решения своевременных вопросов

Автоматизация обладает рядом преимуществ и недостатков в сравнении с предыдущим этапом технического развития.

К важным преимуществам можно отнести замену человека в процессах, включающих тяжелый физический или монотонный труд. Замена человека при выполнении задач в опасных условиях (а именно: космос, пожар, ядерные объекты, извержения вулканов, под водой и т.д.). Выполнение задач, которые выходят за рамки человеческих возможностей по скорости, выносливости, весу и т.д. Экономика улучшения. Автоматизация может вносить улучшения в экономику предприятия, общества или большей части человечества.

Основными недостатками автоматизации являются: Рост уровня безработицы из-за высвобождения людей в результате замены их труда машинным. Технические ограничения. Угрозы безопасности (уязвимость). Непредсказуемые затраты на разработку. Высокая начальная стоимость.

Автоматизация технологического процесса - совокупность методов и средств, предназначенная для реализации систем, позволяющих осуществлять управление самим технологическим процессом без непосредственного участия человека, либо оставления за человеком права принятия наиболее ответственных решений.

Основа АТП - это перераспределение материальных, энергетических и информационных потоков в соответствии с принятым критерием управления (оптимальности).

Основными целями автоматизации технологических процессов являются: повышение эффективности производственного процесса, безопасность, экологичность, экономичность. Достижение целей осуществляется посредством решения задач: улучшение качества регулирования, повышение коэффициента готовности оборудования, улучшение эргономики труда операторов процесса, обеспечение достоверности информации о материальных компонентах, применяемых в производстве (в т. ч. с помощью управления каталогом), хранение информации о ходе технологического процесса и аварийных ситуациях.

Автоматизация технологических процессов в рамках одного производственного процесса позволяет организовать основу для внедрения систем управления производством и систем управления предприятием.

Обычно создается АСУТП как результат автоматизации технологического процесса.

АСУТП - комплекс программных и технических средств, предназначенный для автоматизации управления технологическим оборудованием на предприятиях. Может взаимодействовать с более глобальной Автоматизированной системой управления предприятием (АСУП).

Под АСУТП обычно понимается комплексное решение, обеспечивающее автоматизацию основных технологических операций технологического процесса на производстве, в целом или каком-то его участке, выпускающем относительно завершенный продукт.

Термин «автоматизированный» в отличие от термина «автоматический» даёт возможность человеку участвовать в отдельных операциях, как в целях сохранения человеческого контроля над процессом, так и в связи со сложностью или нецелесообразностью автоматизации отдельных операций.

Составными частями АСУТП могут быть отдельные системы автоматического управления (САУ) и автоматизированные устройства, связанные в единый комплекс. Как правило, АСУТП имеет единую систему операторского управления технологическим процессом в виде одного или нескольких пультов управления, средства обработки и архивирования информации о ходе процесса, типовые элементы автоматики: датчики, контроллеры, исполнительные устройства. Для информационной связи всех подсистем могут быть задействованы промышленные сети.

В связи с различностью подходов различают автоматизацию следующих технологических процессов: Автоматизация непрерывных технологических процессов (Process Automation). Автоматизация дискретных технологических процессов (Factory Automation). Автоматизация гибридных технологических процессов (Hybrid Automation). .

1.3 Автоматизированные системы управления предприятиями

Автоматизированная система управления предприятием (АСУП) - комплекс программных, технических, информационных, лингвистических, организационно-технологических средств и действий квалифицированного персонала, предназначенный для решения задач - планирование и управление различными видами деятельности предприятия, частный случай АСУ.

История развития отечественных АСУ начинается в шестидесятых годах ХХ столетия. Первой была разработана и внедрена АСУ Львовского телевизионного завода - АСУ «Львов». Работы на Львовском телевизионном заводе начались еще в 1963 году, когда академик Виктор Михайлович Глушков предложил эту работу Скурихину Владимиру Ильичу и Шкурбе Виктору Васильевичу, сотрудникам Института кибернетики АН УССР. Но, поскольку Скурихин В.И. в то время был занят разработкой системы "Авангард" в г. Николаеве, то он предложил эту работу своему аспиранту Кузнецову Владимиру Константиновичу в качестве темы кандидатской диссертации. В 1963 Кузнецов В.К. и Шкурба В.В. разработали эскизный проект системы "Львов". Кузнецов В.К. - в части Вычислительного комплекса, работающего в режиме реального времени с тридцатью внешними терминалами приема-передачи данных и другими дополнительно разработанными внешними устройствами сбора информации. Шкурба В. В. - в части разработки моделей оптимального оперативного управления основными цехами завода. Конструирование и создание вычислительного комплекса системы выполнило специальное конструкторское бюро математических машин и систем Института кибернетики АН УССР (СКБ ММС ИК АН УССР).

В 1965 году в Институте кибернетики был создан отдел АСУП под руководством В. В. Шкурбы. Разработке системы в немалой степени помогли и сотрудники Львовского телевизионного завода, организационно объединённые к тому времени в ИВЦ завода. На этапе подготовки к сдаче государственной комиссии системы "Львов" активно подключился Скурихин Владимир Ильич. Созданная система "Львов" была сдана Государственной комиссии в июле 1967 года.

В декабре того же года Шкурбе В. В и Кузнецова В.К. "За разработку и внедрение системы управления предприятием " была присуждена премия Ленинского комсомола ЦК ВЛКСМ. В декабре тысяча девятьсот семидесятого года основным участникам создания системы "Львов" во главе с Глушковым В.М. за её разработку и внедрение была присуждена Государственная премия Украинской ССР в области науки и техники. Наиболее полно материалы по системе "Львов" нашли своё отражение в журнале "Механизация и автоматизация управления " № 3, 1969 г.

Дальнейшее развитие АСУ осуществлялось в направлении создания комплексных АСУ, интегрированных систем управления. Это системы ОГАС, РАСУ, АСУНТ и многие другие.

АСУП производственного предприятия, как правило, включает в себя подсистемы управления складами: поставки, персонал, финансы, конструкторская и техническая подготовка производства, оборудование, операционное планирование потребностей производств.

2. Современные системы управления ресурсами предприятия

2.1 Роль управленческого консалтинга в повышении эффективности организации

Управленческий консалтинг - деятельность, направленная на повышение эффективности фирм, компаний, организаций.

Виды управленческого консалтинга:

УК способствует решению самого широкого круга задач. УК в зависимости от типа решаемых задач можно (причём, достаточно условно) разделить на:

А) стратегический консалтинг, который позволяет осуществлять анализ глобального и регионального рынка сырья и готовой продукции, анализ конкурентов, динамики производства и потребления, рассматривать эволюцию технологий, строить эффективную бизнес-модель, осуществлять расчет логистики;

Б) маркетинговый консалтинг, позволяющий осуществлять построение эффективной маркетинговой стратегии, разрабатывать программу маркетинга компании, строить систему маркетинга как технологии управления рыночным поведением потенциальных и актуальных покупателей;

В) построение эффективной системы управления (распределение функций, ответственности, полномочий, материальных стимулов, оптимальной системы информационного обмена и документооборота, построение системы бизнес-процессов, внедрение системы прогнозирования, планирования и анализа деятельности, построение оптимальной структурно - функциональной схемы);

Д) кадровый консалтинг (подбор кадров), построение и развитие корпоративной культуры (конфигурирование системы нематериальных стимулов, привнесение смысла в коллективную деятельность сотрудников компании).

Стратегический консалтинг

В данном варианте базовый вид управленческого консалтинга, представляющий собой видение и общее описание бизнес - модели. Преимущество и недостатки в сравнении с основными конкурентами, изучение рыночной ситуации, тенденций производства и потребления сырья и готовой продукции на глобальных и региональных рынках. По сути, стратегия представляет собой базовое самоопределение компании, из которого напрямую следуют цели, условия их достижения и средства, которые компания должна для этого использовать.

Построение эффективной системы управления (Операционный консалтинг)

Проектирование и внедрение эффективной системы управления состоит из продумывания формулы эффективности бизнеса (показателей, системы индикаторов, по которым можно оценивать состояние бизнеса). При этом эффективная система управления предусматривает наличие оптимальной системы распределения функций, полномочий, ответственности, а также построенной системы мотивации персонала. Управленческий консалтинг способствует оптимизации системы бизнес - процессов, а также структурно - функциональной схемы, упорядочиванию информационного обмена и документооборота между структурными подразделениями консультируемого предприятия.

2.2 Типы и характеристики систем управления ресурсами (ERP-систем)

ERP (Enterprise Resources Planning планирование ресурсов предприятия) система - это интегрированная система, обеспечивающая планирование и управление всеми ресурсами предприятия: снабжение, сбыт, кадры, заработная плата, производство, научно-исследовательская и конструкторская работа.

Исторически концепция ERP стала развитием более простых концепций MRP и MRP II. Используемый в ERP-системах программный инструментарий позволяет проводить производственное планирование, моделировать поток заказов и оценивать возможность их реализации в службах и подразделениях предприятия, увязывая его со сбытом

Далее под интегрированной информационной системой будет пониматься открытый комплекс программно - аппаратных средств, поддерживающий бизнес-процессы и объединяющий данные, информационную поддержку функций управления и производственных процессов в одно целое.

Интеграция (в том числе integratio) здесь - связывание (слияние, объединение) отдельных частей или функций системы является одним из условий её функционирования.

ERP = MRPII + реализация всех типов производства + интегрирование планирования ресурсов по различным направлениям деятельности компании + многозвенное планирование

В состав ЕRP - систем в большинстве случаев включаются следующие функции: сбыт и снабжение; управление финансами производства; научно-исследовательские и конструкторско-технологические разработки; планирование всех ресурсов; кадры и зарплата;.

В основе ERP - систем лежит принцип создания единого хранилища данных, содержащего всю корпоративную бизнес - информацию и обеспечивающего одновременный доступ к ней любого необходимого количества сотрудников предприятия, наделённых соответствующими полномочиями. Изменение данных производится через функции (функциональные возможности) системы. ERP-система состоит из следующих элементов: модель управления информационными потоками (ИП) на предприятии; аппаратно - техническая база и средства коммуникаций; СУБД, системное и прикладное ПО; набор программных продуктов, автоматизирующих управление ИП; регламент использования и развития программных продуктов; IT-департамент и обеспечивающие службы; собственно пользователи программных продуктов.

Примеры ERP систем: Microsoft Dynamics AX, «Галактика ERP», iScala, SAP Business One, пакеты Avarda, продукты «1C» на базе «восьмой» платформы, AVA ERP, Lawson M3, Sage ERP X3 и др.

ERP II является очередным этапом в эволюции систем планирования ресурсов. По мере того как внедрение систем ERP стало менее доходным, для усиления конкурентных преимуществ, предприятия стали обращать внимание на приложения SCM, CRM, а позже на функциональность электронного бизнеса.

Электронная коммерция (от английского e-commerce) - это сфера экономики, которая включает в себя все финансовые и торговые транзакции, осуществляемые при помощи компьютерных сетей, и бизнес-процессы, связанные с проведением таких транзакций.

К электронной коммерции относят: электронный обмен информацией (Electroniс Data Interchange, EDI), электронную торговлю (e-trade), электронное движение капитала (Electronic Funds Transfer, EFS), электронные деньги (e-cash), электронный банкинг (e-banking), электронный маркетинг (e-marketing), электронные страховые услуги (e-insurance).

C-commerce - это набор электронных средств, обеспечивающих онлайн торговлю между корпорациями, их клиентами, бизнес партнерами, поставщиками и сотрудниками. Основное отличие с-commerce от e-commerce в том, что новая бизнес-модель еще более расширяет круг участников, всё дальше уходя от корпорации с её традиционными торговыми партнерами и приближаясь к " киберрынку", обширному торговому сообществу.

Следовательно, изменились требования к информационным системам. Появилась, в том числе и новая концепция, известная под аббревиатурой ERP II, которая частично обеспечивает перечисленные требования.

Производственные подсистемы остаются центральными для рассматриваемых систем, и различия между MRPII и ERP системами лежат именно в области планирования производства.

Главная особенность такого класса систем: обработка заказов должна быть связана с планированием производства, а плановые потребности автоматически должны стыковаться с планами закупок (снабжения).

Стоимость продукции автоматически будет изменена в соответствующих бухгалтерских регистрах, а критическая информация о прибыльности немедленно доводится до ведома соответствующих должностных лиц.

Современные системы класса ERP уже содержат необходимые компоненты, позволяющие организовать информационное сопровождение большинства этапов снабжения, производства и реализации продукции.

2.3 Факторы успеха и неудач внедрения ERP-систем

Многие предприятия в целях экономии средств на внедрение ERP-систем целиком полагаются на собственную службу информатизации или приглашают на временную работу сторонних специалистов, пытаясь сэкономить на услугах консультантов. К сожалению, это нередко может привести к тому, что работа затянется на несколько лет, а компания потеряет время и ресурсы. Дело в том, что внедрение ERP-систем предполагает реорганизацию всех бизнес-процессов, а внутренним и внештатным специалистам компании такая задача зачастую не по плечу.

Однако если руководство компании решает полностью доверить внедрение системы системному интегратору, возможна другая ошибка. Все функции по реорганизации предприятия и внедрению системы перекладываются на консультантов. При этом специалисты компании пытаются занять отстраненную позицию - они сделают, а мы поглядим. Но даже самые квалифицированные консультанты не могут видеть и знать всего положения дел в компании, к тому, же работать с системой в итоге придется именно персоналу предприятия. Успех любого проекта в равной степени зависит как от консультантов, так и от самой компании. Следовательно, будет лучше, если за результаты внедрения отвечают обе стороны. Проблемы могут возникнуть, если крупная компания станет устанавливать ERP-систему целиком (метод «большого взрыва»). Опыт показывает, что неудача в подобных случаях практически гарантирована. Резкое изменение принципов работы станет стрессовым для всего предприятия, поэтому процесс внедрения ни в коем случае нельзя ускорять искусственно. Персонал должен постепенно привыкать к переменам, которые вносит ERP-система. Поэтому правильнее внедрять систему, когда избраны методы поэтапной реализации или развертывания.

Когда идёт внедрение ERP-системы нужно быть готовым ко всему, а именно к сопротивлению сотрудников. Это одна из главных проблем, с чем сталкивается руководство. Она обусловлена тем, что на немалый промежуток времени у сотрудников возрастает нагрузка, значительно прибавляется забот. Кроме того, их ошибки, благодаря ERP-системе, становятся заметными всем участникам бизнес-процессов и прежде всего руководству.

И основно - после установки ERP-системы не стоит ждать быстрого и "чудесного" преображения компании, эффект от внедрения ERP-системы - вопрос времени. Главным положительным результатом на первой стадии работы ERP-системы заключается в том, что система сама заставит человека отладить и усовершенствовать все бизнес-процессы. [, c.34]

2.4 Пути повышения эффективности информационных технологий в организации производства

В различные исторические периоды развития мировой экономики значение ресурсов для успеха в бизнесе менялось. В аграрной цивилизации наиболее важными ресурсами были земля и трудовые ресурсы. Основой индустриальной цивилизации стали гигантские материально-энергетические производственные потоки, перерабатываемые с использованием капиталоемких технологий.

Переход общества к информационным технологиям (ИТ) и наукоемким технологиям вводит в оборот информационные ресурсы и повышает требования к квалификации работников. Ни одна сфера деятельности не может сегодня обойтись не только без производственных и сервисных технологий, предназначенных для производства продукции и услуг, но и без информационных технологий, обеспечивающих потребности в информации управленческих, производственных, снабженческих, торговых, сбытовых и других функциональных подразделений предприятия, ставших необходимым инструментарием менеджмента.

Информационные технологии позволяют рационально управлять всеми видами ресурсов предприятия, работать предпринимателю-одиночке. Так как любые ресурсы ограничены, ключевым фактором успеха служит принятие правильного и своевременного управленческого решения о концентрации ресурсов для достижения наибольшего эффекта.

Именно предоставляемые посредством информационных технологий сведения позволяют осуществить концентрацию ресурсов в нужное время и нужном месте для решения главных задач. Знания, по замечанию Питера Друкера, не могут удлинить человеку руку, но помогают поднять человека на плечи предшественников. Систематизированные знания повысят компетентность сотрудников и позволят предприятию работать рациональнее, целенаправленно и экономно, более эффективно. На отечественных предприятиях, как правило, отсутствует корпоративная политика в области информационных технологий, нет и стратегий создания корпоративной информационно-управляющей системы (КИУС) предприятия.

Под ИТ-стратегией следует понимать формализованную систему подходов, принципов и методов, на основе которых будут развиваться все компоненты КИУС. Целью проекта по разработке ИТ-стратегии является организация интегрированного корпоративного процесса по развитию информационных технологий для обеспечения их соответствия основным целям и направлениям развития бизнеса предприятия. Достижение указанной цели позволит обеспечить: совершенствование системы управления; целенаправленное планирование и внедрение информационных технологий; ориентацию информационных технологий для решения проблем бизнеса; создание единого информационного пространства предприятия; снижение совокупной стоимости владения информационными технологиями (закупка, разработка, внедрение, обучение, сопровождение); сокращение сроков внедрения новых информационных технологий; получение быстрых и тиражируемых результатов; повышение эффективности используемых информационных технологий и отдачи от инвестиции в информатизацию; возможность быстро и экономично расширять информационную инфраструктуру в будущем; повышение конкурентоспособности и акционерной стоимости. Содержащий изложение стратегии документ предназначен для руководства предприятия и отражает следующие факторы: роль информационных технологий в решении проблем развития бизнеса; состав основных направлений развития информационных технологий и сформированный портфель инвестиционных проектов, сгруппированных по приоритетам реализации; поэтапный план внедрения, использования и развития информационных технологий на 3-5 лет; оценку стоимости развития информационных технологий во взаимодействии с портфелем инвестиционных проектов и этапов плана; предложения по организации централизованного управления внедрением, использованием и развитием информационных технологий.

Топ-менеджмент не занимается охранением активов, контролем над уровнем издержек. Это - дело оперативного управления. Да, неудачи в сбыте продукции способны разрушить бизнес. Но для успеха бизнеса требуется хорошо поставленное производство, то есть создание реальной потребительской ценности и материальных благ. Возрастает необходимость инновационной стратегии бизнеса, прекращения выпуска старых и внедрения новых товаров, наиболее эффективное соотношение рентабельности и доли рынка. Необходимы также новые стратегические решения, основанные на знании новых реалий. Выработкой всех этих решений занимается топ-менеджмент. Такое понимание задач высшего руководства и обусловило повышение роли традиционной экономики, а сегодня - микроэкономики. Новые информационные технологии, появившиеся вместе с компьютером, были применены для обработки данных бухучета, так как это была наиболее трудоемкая часть работ. Информационные технологии занимаются сбором и систематизацией данных, их интерпретаций, анализом и представлением.

Не все работники информационных отделов осознают, что руководству фирмы требуется вовсе не увеличение объема данных, развитие информационных технологий или повышение быстродействия компьютеров. Руководству фирм требуется информация, влияющая на конкурентоспособность фирмы, в том числе новые концепции организации управления. В последнее время для топ-менеджмента разных организаций растёт потребность в информации о пользующихся твердым спросом товарах на глобальном рынке.

3. Формы и методы управления качеством

3.1 Современные подходы к определению качества продукции

В современной литературе и практике существуют различные трактовки понятия качества. Профессор Гарвардского университета (Harvard University) Дэвид Гарвин (David Garvin, 1988) проанализировал много различных определений качества и в итоге свел их к пяти основным вариантам.

1) Подход на уровне восприятия (трансцендентный подход).

Качество представляется чем-то, чему присуще превосходство, и воспринимается как синоним внутреннего совершенства. Качество будет определяется как абсолютная категория - наилучшие из возможных, по своим характеристикам продукция, товары и услуги. При данном подходе качество «заметно с первого взгляда».

2) Подход по характеристикам продукта - где качество рассматривается как набор характеристик, которые могут быть точно измерены. Или другим словам качество рассматривается как точный и численно измеряемый набор характеристик, требующихся для удовлетворения запросов потребителей. Например, машина должна иметь определенную характеристику по расходу топлива, максимальную скорость, время разгона, вместимость, отделка салона, проходимость и т.д.

3) Производственный подход - где качество товара или услуги определяется как соответствие спецификации. Внимание уделяется на изготовление продуктов или предоставления услуг, не имеющих погрешностей, отклонений и точно соответствующих проектным техническим требованиям. Автомобиль не настолько престижный, как, например, Rolls-Royce, часы как Swatch, полет на самолете в эконом-классе, не являясь лучшими из возможных, если они полностью соответствуют спецификации и заявленным техническим требованиям, то могут быть определены как качественные продукты.

4) Подход с позиции потребителя. При использовании данного подхода качество рассматривается с точки зрения потребителя на основе «пригодности к употреблению». Потребителем акцентируется внимание на предоставлении гарантий, что товар или услуга полностью соответствуют требованиям потребителя, для удовлетворения которых они предназначены.

Данный подход к определению качества учитывает не только соответствие товара или услуги спецификации, но и соответствие их технических характеристик требованиям потребителей. Например, новая душевая кабина для ванной комнаты с полностью соответствующими требованиям потребителей характеристиками не может считаться качественной для потребителя, если через месяц использования происходит поломка.

5) Подход на основе сравнительной ценности. Данный подход исходит из того, что качество должно восприниматься на основе сопоставления цены и потребительской ценности. Качество в данном случае приравнивается к большей ценности за те же деньги. Потребитель может согласится на покупку товара или услуги с более низкими техническими характеристиками, если и цена будет соответственно более низкой, а заявленные характеристики будут соблюдены. Например, покупатель будет считать обычные часы как качественные, если у покупки была невысока цена, а ценность часов удовлетворяет запросам покупателя, подразумевающим безотказность работы в течение одного года эксплуатации с определенной точностью хода, указанной в спецификации.

Подходы Гарвина дают ключ к пониманию различных определений качества и проблем, которые могут возникать при их использовании. Ориентация на восприятие (трансцендентный подход) приводит к высокой субъективности. Подход с точки зрения продукта может привести к достижению превосходных характеристик, которые не будут нужны потребителям. Производственный подход акцентирует внимание на достижение соответствия заявленным характеристикам, что может привести к утрате обратной связи с потребителями. В ценностном подходе существует риск пожертвовать качеством в пользу экономии на производственных затратах при низкой цене.

Существуют десятки определений качества. Выделим из них основные. Тони Джексон (Tony Jackson) рассматривает три определения качества: как «совершенство»: подход к оценке на уровне восприятия, но с некоторыми элементами подхода на основе характеристик продукта; отсутствие дефекта и брака: производственный процессный подход; качество как «ценность, стоящая этих денег»: ценностный подход с элементами использования точки зрения потребителя.

ГОСТ Р ИСО 9000-2008 (ISO 9000:2005) Системы менеджмента качества «Основные положения и словарь» определяет качество как степень соответствия совокупности присущих характеристик требованиям.

Характеристика служит отличительным свойством. Она может быть присущей или присвоенной, качественной или количественной. Существуют различные классы характеристик:

физические (механические, электрические, химические или биологические); этические (честность, вежливость, правдивость); временные (безотказность, пунктуальность, доступность); органолептические (связанные с запахом, слухом, осязанием, вкусом, зрением); эргономические (физиологические характеристики или связанные с безопасностью человека); функциональные (max. скорость самолета).

Термин «присущий», является противоположностью термину «присвоенный», означает имеющийся в чем-то, особенно если это относится к постоянным характеристикам.

Требование - потребность или ожидание, которое установлено, обычно предполагается или является обязательным. Требования могут быть выдвинуты различными заинтересованными сторонами. В контексте понятия «требование» заложена идея ориентации на потребителя.

Слэк (Slack) обращает внимание, что стремление к качеству должно опираться на выяснение желаний потребителей, и дает определение качества, в котором объединяются разные подходы: качество - это последовательное и полное соответствие ожиданиям потребителей.

Слова в этом определении подобраны таким образом, чтобы отразить разнообразие существующих подходов к качеству. Соответствие подчеркивает необходимость удовлетворения техническим требованиям (производственный подход), поскольку обеспечение соответствия продукции или услуги ее спецификации одна из основных задач любой организации. Использование слов последовательное и полное означает, что это соответствие является результатом тщательной подготовки и контроля материалов, оборудования и технологического процесса в целях гарантированного соответствия определенному набору численно измеряемых параметров, что свойственно подходу на основе характеристик продукта. Слова ожидания потребителей подразумевают, что товар или услуга должны отвечать ожиданиям потребителей (подход, ориентированный на пользователя) с учетом влияния уровня цены (подход на основе сравнительной ценности).

Важно обратить внимание на использование в данном определении слова ожидания, а непотребности или желания. Выполнить желания любого потребителя организация не может, так как у неё не может быть просто возможностей для этого. Потребности предполагают удовлетворение в основном базовых запросов. Ожидания являются компромиссом между желаниями и потребностями, они позволяют достичь удовлетворенности потребителей с учётом реальности их желаний.

Например, вряд ли возможно приобрести мотоцикл со скоростными характеристиками спортивного болида, проходимостью и надежностью, и конечно его никто не даст бесплатно. Поэтому потребитель будет ждать наиболее возможный для него вариант. .

3.2 Управление запасами и издержками производства

Управление запасами - важная часть общей политики управления оборотными активами предприятия, основная цель которой - обеспечение бесперебойного процесса производства и реализации продукции при минимизации совокупных затрат по обслуживанию запасов. Рис. Параметры стратегии управления запасами

Размещено на http://www.allbest.ru

С точки зрения управления оборотными активами к производственным запасам относят не только сырье и материалы, необходимые для производственного процесса, но также незавершенное производство, готовую продукцию и товары для перепродажи.

Важным вопросом является необходимая величина страховых запасов, которые предприятие создает на случай непредвиденных сбоев с поставкой или возможных сезонных всплесков потребительского спроса. Очевидно, что страховые резервы ухудшают финансовые результаты производственной деятельности (за счет замораживания средств в запасах), но обеспечивают предприятию устойчивость и ликвидность.

Дефицит запасов вызывает остановку производства, падение объемов реализации, в некоторых случаях - необходимость срочно приобретать необходимое сырьё и материалы по завышенным ценам. Следствием является недополученную предприятием возможную прибыли. Поскольку запасы - это ликвидные активы, их снижение ухудшает показатель текущей ликвидности.

Избыток запасов приводит к увеличению затрат на их хранение, росту налога на имущество, неполучению возможных доходов из-за замораживания финансовых ресурсов в запасах, потерям в результате физической порчи и моральному старению запасов.

Теория финансового менеджмента рассматривает три принципиальных подхода к формированию запасов на предприятии с позиции приемлемого соотношения уровня доходности и риска финансовой деятельности.

Рис. Схема формирования производственных запасов

Размещено на http://www.allbest.ru

Консервативный подход предусматривает не только полное удовлетворение текущей потребности во всех видах запасов, но и создание больших размеров их резервов на случаи перебоев с поставкой сырья и материалов, ухудшения условий производства продукции, задержки инкассации дебиторской задолженности, активизации спроса покупателей, что отрицательно сказывается на уровне рентабельности и оборачиваемости. В данном случае минимален показатель рентабельности, но минимален возможный риск.

Умеренный подход направлен на создание резервов на случай наиболее типичных сбоев в ходе операционной деятельности предприятия. Расчет необходимых величин страховых запасов должен проводиться на основании данных за ряд предыдущих лет, позволяющих выявить виды запасов, в которых могут возникнуть дополнительные потребности и их объемы.

В данном случае предприятие обладает средними показателями рентабельности и риска.

Агрессивный подход заключается в минимизации всех форм страховых резервов вплоть до полного их отсутствия. Если в операционном процессе не будет сбоев, то предприятие достигнет наивысших показателей эффективности производства. Однако любой сбой в нормальном ходе операционной деятельности повлечет за собой серьезные финансовые потери, связанные с падением объема производства и реализации продукции. Риск в данной ситуации максимален.

Для предприятия в равной степени плохо испытывать как недостаток, так и излишки производственных запасов.

Среди оказывающих влияние на объем запасов предприятия факторов наиболее значимыми будут следующие:

А) условия приобретения запасов (объемы партий поставки, частота заказа, возможные скидки и льготы);

Б) условия реализации готовой продукции (изменение объемов продаж, скидки в цене, состояние спроса, развитость и надежность дилерской сети);

В) условия производственного процесса (длительность подготовительного и основного процесса, особенности технологии производства);

Г) издержки по хранению запасов (складские расходы, возможная порча, замораживание средств). .

3.3 Издержки создания запасов

Изменения объемов товарно-материальных запасов существенно зависят от преимущественного на данный момент отношения к ним предпринимателей, которое, естественно, определяется конъюнктурой рынка. Когда основная масса предпринимателей настроена оптимистично относительно возможностей экономического роста, они расширяют свои операции, увеличивают объем инвестиций в создание запасов. Тем не менее, колебания уровней последних не зависят лишь только от инвестирования. В данном случае важную роль играют факторы качества принимаемых решений, и то, какая конкретно технология управления запасами задействована.

Уменьшение запасов сокращает расходы по их содержанию, снижает издержки, ускоряет оборачиваемость оборотных средств, что повышает прибыль и рентабельность производства. Поэтому оптимизация величины запасов очень важна.

Одним из сильнейших стимулов к созданию запасов является стоимость их отрицательного уровня (дефицита).

При наличии дефицита запасов существуют следующие виды издержек:

а) издержки в связи с невыполнением заказа (задержкой с отправкой заказанного товара) - дополнительные затраты на продвижение и отправку товаров того заказа, который нельзя выполнить за счет имеющихся товарно-материальных запасов;

б) издержки в связи с потерей сбыта - в случаях, когда за данной покупкой постоянный заказчик обращается в другую фирму (измеряются в показателях выручки, потерянной из-за неосуществления торговой сделки);

в) издержки в связи с потерей заказчика - когда отсутствие запасов оборачивается не только потерей той или иной торговой сделки, но и тем, что заказчик начинает постоянно искать другие источники снабжения (издержки измеряются в показателях общей выручки, которую можно было бы получить от реализации всех потенциальных сделок заказчика с фирмой).

г) издержки по закупкам - издержки, связанные с оформлением заказа; с оформлением договора о поставках и коммуникации с поставщиками; транспортные издержки, когда стоимость транспортировки не входит в стоимость получаемого товара; издержки на складирование и получение заказа. Некоторые из них оговариваются в заказе и не зависят от его объема, другие, например, транспортные и складские издержки, прямо зависят от величины заказа.

д) издержки по содержанию запаса определяются затратами на складское хранение продукции в течение известного времени и зависят от объема складируемой продукции. Сюда относятся складские издержки и рентные платежи в случае аренды помещения, или текущие затраты на содержание складов, принадлежащих производственной единице. Данный вид издержек включает капитальные, страховые и налоговые издержки. Страховые запасы необходимы в качестве защиты от потерь запасов на случай пожара и краж. Запасы подлежат налогообложению по состоянию на день оценки. Этот уровень не всегда соответствует реальному содержанию запасов. К этой же группе издержек относятся потери от разрушения и порчи запасов. .

3.4 Оптимизация затрат по хранению запасов

Для оптимизации размера текущих запасов товарно-материальных ценностей используется ряд моделей, среди которых наибольшее распространение получила модель экономически обоснованного размера заказа Уилсона (Economic Ordering Quantity model - EOQ).

Модель EOQ может быть использована для оптимизации размера, как производственных запасов, так и запасов готовой продукции, давая ответ на вопрос, какой объем запаса данного вида предприятие должно приобретать единовременно. Оптимальный размер заказа понимается как объем регулярных поставок, при котором обеспечивается необходимое предприятию количество запасов и минимизируются совокупные затраты по закупке и хранению запасов на складе.

В основе расчета лежит деление всех затрат, связанных с запасами (за исключением расходов на их приобретение, общая сумма которых неизменна и зависит только от величины годового потребления данного вида запаса) на две группы в зависимости от изменения совокупных затрат при изменении объема партии заказа:

А) Затраты, которые связаны с заказом очередной партии запасов (включая расходы по транспортировке и приемке товаров) и не зависят от величины партии.

Б) Затраты по хранению товаров на складе в течение определенного времени, которые зависят от объема запасов.

Очевидно, что с позиции минимизации первой группы затрат предприятию выгодно завозить сырье, материалы или товары для перепродажи как можно более высокими партиями. Чем больше размер каждой партии поставки, тем меньше количество заказов в течение рассматриваемого периода, соответственно ниже и совокупный размер операционных затрат по оформлению заказов, доставке заказанных товаров на склад и их приемке.

С позиции сокращения затрат второй группы выгодно максимально сократить количество запасов, находящихся в каждый момент на складе, вплоть до минимально допустимого нормативного уровня, поскольку большие размеры запасов влекут за собой и высокие операционные затраты по их хранению.

Таким образом, с ростом размера партии заказа снижаются операционные затраты по размещению заказа и возрастают операционные затраты по хранению товарных запасов на складе организации и наоборот. Модель EOQ позволяет оптимизировать размер партии заказа таким образом, чтобы совокупная сумма затрат была минимальной. ПРИЛОЖЕНИЕ Управл затрат

3.5 Планирование производственных ресурсов. Управление запасами как фактор сокращения издержек производства

В случае обработки большого объема данных и проведения множества расчетов, система планирования и контроля производства, вероятнее всего, должна быть компьютеризирована. Без использования компьютера придется тратить слишком много времени и сил на ручные расчеты, и поэтому эффективность работы компании будет поставлена под угрозу. Вместо составления календарного плана потребностей на всех этапах системы планирования, компания, возможно, вынуждена будет прибегать к продлению сроков выполнения и создать материально-производственные запасы для компенсации отсутствия возможности быстро запланировать свои потребности.

...

Подобные документы

Передовые методики управления издержками. Иерархии стратегий организации. Метод контроля за издержками. Характеристика системы "директ-костинг". Классификация затрат. Точка безубыточности. Роль метода "директ-костинг" в принятии решений.

дипломная работа , добавлен 22.05.2003

Классификация консультационных услуг и их взаимосвязь с другими деловыми услугами. Что такое управленческий консалтинг. Развитие управленческого консультирования. Оценка эффективности консалтинга клиентами. Оптимизация деятельности консультантов, примеры.

контрольная работа , добавлен 11.03.2010

Организация производства цельномолочных продуктов на перерабатывающих предприятиях. Управление переработкой молочной продукции. Структура и функции аппарата управления производством. Планирование производственных затрат и экономической эффективности.

курсовая работа , добавлен 04.12.2010

Качество и сертификация производства и продукции. Корректировка управленческой политики. Современная концепция менеджмента качества. Сертификация продукции и систем качества. Последовательная проверка циклов управления предприятием и качеством продукции.

контрольная работа , добавлен 27.03.2012

Сущность, значение и организация управления фирмой. Современные тенденции управления фирмой. Особенности управленческого труда. Повышение эффективности производства. Форма внедрения нововведений. Управленческая концепция функционирования субъектов рынка.

курсовая работа , добавлен 07.05.2012

Внутренний аудит качества как инструмент эффективности организации стратегического менеджмента на предприятии. Рекомендации по совершенствованию управления предприятием на основе системы сбалансированных показателей (на примере ООО "ЮгНефть-Лидер").

дипломная работа , добавлен 09.09.2015

Сущность и эволюция подходов к концепции менеджмента, особенности и современные подходы к проектированию системы качества. Основные методы реализации политики в области качества, проектирование карт управленческой процедуры и организации рабочего места.

курсовая работа , добавлен 12.09.2010

Проблема мотивации как одна из центральных в управлении персоналом в России. Основные теории мотивации и их применение на практике. Современные подходы к организации персонала. Основные направления развития мотивации труда персонала на предприятии.

курсовая работа , добавлен 07.02.2015

Развитие систем мотивации, современные теории мотивации. Анализ деятельности ПРУП "ММЗ им. С.И. Вавилова". Оценка организации труда и заработной платы, состав персонала, экономические и технические параметры производства. Оптимизация охраны труда.

дипломная работа , добавлен 11.09.2009

Сущность и значение качества продукции, методика расчета экономической эффективности и роль в менеджменте. Анализ зарубежного опыта и возможности его использования в отечественных условиях. Пути повышения качества продукции и эффективности производства.